3 tiêu chí lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất

Thay đổi giao kết hợp đồng giấy chuyển sang ký bằng hợp đồng điện tử đã và đang thay đổi cách thức quản lý, vận hành của nhiều cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Việc lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp sẽ giúp các doanh nghiệp tận dụng tối ưu tính năng, kích hoạt mô hình kinh doanh mới trong thời đại số.

Để sở hữu một phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp, doanh nghiệp cần lưu ý 3 tiêu chí lựa chọn dưới đây.

Phần mềm hợp đồng điện tử là gì?

Phần mềm hợp đồng điện tử là phần mềm hữu ích giúp hỗ trợ thực hiện việc trình và ký duyệt một hợp đồng từ file có sẵn hoặc mẫu tài liệu trên hệ thống. Các bên tham gia ký hợp đồng được hệ thống gửi link tra cứu và ký hợp đồng qua email.

Người dùng có thể chọn file tài liệu trình ký tải lên ở nhiều nguồn khác nhau như máy tính, điện thoại thông minh, hoặc trong thư mục cá nhân đã được tải lên sẵn từ trước.

Phần mềm hợp đồng điện tử cho phép bạn có thể tạo được nhiều mẫu chữ ký khác nhau, gồm chữ ký ảnh và chữ ký số dành cho cá nhân (hoặc chữ ký số dành cho tổ chức được ủy quyền)

Sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp

Nhu cầu phát triển theo xu hướng số hóa ngày càng tăng, việc ký kết hợp đồng không còn giới hạn. Thay vào đó, các doanh nghiệp, tổ chức có thể ký kết hợp đồng nhanh chóng, đa nền tảng, mọi lúc mọi nơi.

Việc khởi tạo và ký kết hợp đồng có thể ở bất kỳ lúc nào, tại bất cứ đâu. Phần mềm hợp đồng điện tử giúp bạn và đối tác có quá trình tìm hiểu và xác minh hợp đồng một cách minh bạch, nhanh chóng, chính xác.

Hồ sơ hợp đồng cũng được phần mềm lưu trữ và sắp xếp rõ ràng. Với khả năng lưu trữ số lượng hợp đồng lớn và không tốn không gian, phần mềm hợp đồng điện tử là giải pháp hữu hiệu cho mô hình “doanh nghiệp không giấy”.

Tiết kiệm chi phí và thời gian luôn là mục tiêu mà các doanh nghiệp đều hướng đến, giúp đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh, thay đổi mô hình làm việc truyền thống sang cách thức làm việc trực tuyến (online) mà vẫn đạt năng suất và hiệu quả cao. 

>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử theo quy định hiện hành của Việt Nam.

3 tiêu chí giúp lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất

Tiêu chí chọn phần mềm hợp đồng điện tử: Năng lực nhà cung cấp 

Để ra mắt một phần mềm tốt, đơn vị cung cấp cần phải có đủ năng lực đáp ứng khung tiêu chuẩn chung. Quá trình thẩm định nhà cung cấp cần được hoàn thiện đầu tiên, trước khi suy xét đến phần mềm của họ.

Các tiêu chí quan trọng khi đánh giá năng lực nhà cung cấp phải kể đến như: chứng chỉ về an toàn bảo mật, sự uy tín của nhà cung cấp hoặc các tiêu chuẩn về phần mềm.

Khi tìm hiểu một phần mềm hợp đồng điện tử, bạn cần xem xét các chứng chỉ về an toàn bảo mật có đạt yêu cầu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử không? Các chính sách bảo mật liên quan đến phần mềm sẽ được nhà cung cấp đề cập rõ khi giới thiệu phần mềm đến bạn.

Ngoài ra, chúng ta có thể thấy được sự uy tín của nhà cung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng. Ngày nay, chỉ cần vài giây, bạn đã có thể tìm hiểu độ tin cậy của nhà cung cấp trên thị trường và đưa ra lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử của nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Các bài viết liên quan:

• Đặc điểm của hợp đồng điện tử: Ưu nhược điểm doanh nghiệp cần biết
• Cập nhật những lưu ý về nội dung áp dụng trong Hợp đồng điện tử
• Hợp đồng điện tử – “Mặt hàng thiết yếu” của doanh nghiệp đương thời

Tiêu chí chọn phần mềm hợp đồng điện tử: Chất lượng phần mềm

Chất lượng sản phẩm tốt sẽ là điểm mà tất cả người dùng đều mong muốn. Sử dụng một phần mềm duy trì được khả năng vận hành cao giúp cho chúng ta tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí, tối ưu năng suất làm việc của mỗi cá nhân.

Để đánh chọn phần mềm hợp đồng điện tử có chất lượng tốt, chúng ta thường dựa vào các tiêu chí như:

• Tính chính xác: Đối với tất cả các phần mềm, tiêu chí quan trọng đầu tiên xét đến là tính chính xác. Điều này được thể hiện dựa trên sự đúng đắn dựa trên kết quả đầu ra của phần mềm. Hiện nay hầu hết các phần mềm đều đảm bảo tính chính xác cao hoặc rất cao.
• Tính hiệu quả:  khi người sử dụng đăng nhập và thực hiện thao tác, khối lượng tài nguyên và khả năng đáp ứng yêu cầu của phần mềm cần đạt được hiệu suất cao. Tiêu chí này được thể hiện qua: hiệu suất làm việc của phần mềm, độ tương tác hay khối lượng kết quả,…
• Sự hài lòng của người dùng: Khi phần mềm nhận được phản hồi khi trải nghiệm của các khách hàng sẽ mang lại đánh giá khách qua và chân thực nhất.

Tiêu chí chọn phần mềm hợp đồng điện tử: Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

Không chỉ xét đến năng lực và chất lượng phần mềm của nhà cung cấp, chất lượng dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng cũng cần đạt chất lượng tốt. Trong quá trình mua và sử dụng phần mềm sẽ có nhiều vấn đề và xảy ra lỗi không đáng có. Việc hỗ trợ kịp thời bên phía nhà tư vấn sẽ giúp bạn đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc hơn.

Những dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc cơ bản mà nhà cung cấp cần có là: hỗ trợ đơn giản về giải quyết vấn đề kỹ thuật và khắc phục sự cố, cung cấp và giải quyết vấn đề về các dịch vụ, thông tin các chương trình liên quan đến quảng cáo, khuyến mãi, hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm, trả lời các câu hỏi liên quan đến sản phẩm,…

Lời kết

Trên đây là các thông tin quan trọng bạn cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử. Phần mềm ký số văn bản và hóa đơn điện tử CyberSign tự hào khi đáp ứng các tiêu chuẩn từ đó được nhiều đối tác/khách hàng tin tưởng sử dụng. Nếu bạn có thắc mắc về phần mềm hợp đồng điện tử thì hãy liên hệ ngay đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

Tóm lược nội dung

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

• Tổng đài CSKH: 1900 2038
• Hotline: 024.32.0000.77
• Website: https://cybersign.vn/
• Email: info@cyberlotus.com