Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng quan trọng giúp bạn hoàn thành tốt các công việc trong khoảng thời gian nhất định. Vậy bạn cần phải trang bị những kỹ năng nào để quản lý công việc một cách chính xác và khoa học. Cùng khám phá qua bài viết của CyberSign, đồng thời trang bị ngay 5 kĩ năng này để quản lý công việc hiệu quả nhất.

Hiểu về kỹ năng quản lý công việc

Quản lý công việc là hoạt động sắp xếp công việc sẽ xảy ra ở hiện tại và tương lai. Cũng có thể hiểu là việc bạn tạo ra các công việc, sắp xếp nó, bắt đầu theo dõi nó, xử lý cho đến khi hoàn thành một cách có kế hoạch và khoa học. Từ đó giúp bạn tăng năng suất, hiệu quả và đơn giản hóa các bước.

Nhờ có kỹ năng quản lý công việc bạn sẽ làm chủ được thời gian, làm chủ bản thân trước những sự việc xảy ra.

Trang bị 5 kỹ năng để quản lý công việc hiệu quả nhất

Vậy bạn cần trang bị những kỹ năng nào để quản lý công việc hiệu quả nhất? Cùng tìm hiểu về năm kỹ năng sau đây:

Lên kế hoạch cụ thể cho các công việc

Những công việc bạn cần thực hiện trong ngày đều có mối liên hệ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau. Vì thế, lên kế hoạch cho các công việc và cho từng công việc là điều quan trọng để “hệ thống hóa” các công việc của mình.

Đối với việc lên kế hoạch công việc, bạn cần phân loại và sắp xếp được những công việc cần thực hiện trước và công việc nào thực hiện sau. Sau khi đã phân loại, bạn sẽ có định hướng để hoàn thành công việc. Lên kế hoạch cụ thể cho các công việc nên được thực hiện đầu ngày hoặc đầu mỗi buổi làm việc, thực hiện trước khi bắt tay vào làm.

Giới hạn thời gian cho công việc 

Thời gian của mỗi người, mỗi ngày chỉ có 24 tiếng, tại sao có người hoàn thành hết mọi công việc mà còn có người luôn bị thiếu thời gian? Đó chính là điểm khác biệt giữa người có kế hoạch làm việc và biết đặt giới hạn thời gian (deadline) và những người không lên kế hoạch cụ thể.

Đặt giới hạn thời gian cho mỗi công việc sẽ tạo động lực, thúc đẩy thực hiện công việc, tránh tình trạng chậm chạp, trì hoãn thời gian. Ngoài ra, việc giới hạn thời gian công việc còn giúp bạn tập trung tối đa, không làm việc lan man và hoàn thành đúng hạn được giao.

Nhắc nhở công việc hiệu quả

Khi bạn phải làm nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian có thể khiến đôi lúc bạn bị quên đi nhiệm vụ quan trọng đang làm. Vì thế, dù bạn đã lên kế hoạch công việc cụ thể thì bạn vẫn nên sử dụng hệ thống nhắc nhở.

Nếu bạn là cấp quản lý, bạn có thể nhắc nhở nhân viên về công việc được giao. Nếu bạn làm việc đội nhóm, bạn có thể nhắc nhở đồng nghiệp cùng đội. Đối với công việc của bạn, bạn có thể tạo ra các loại giấy ghi chú, lời nhắc trên điện thoại hoặc sổ ghi chú, ghi chú trên word hoặc excel,…

Phân chia công việc theo từng giai đoạn

Làm việc nhóm và phân việc như thế nào cho hợp lý luôn là nỗi lo lớn nhất. Người trưởng đội, nhóm thường phải mất một khoảng thời gian làm điều này ít nhất là 2 tuần 1 lần.

Để phân chia công việc rõ ràng hơn bạn cần ghi chi tiết, cụ thể công việc cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp với năng lực từng người. Tránh tình trạng ôm nhiều việc vào người. Điều này vừa khiến bạn mệt mỏi và không đảm bảo được tính công bằng.

Bên cạnh đó, bạn cần lắng nghe các thành viên trong nhóm khi làm việc cùng  nhau. Bởi rất có thể ý tưởng của họ sẽ mang đến cho bạn thêm kinh nghiệm và kiến thức mới. Một bảng phân công việc nhóm không hẳn sẽ nhận được sự đồng tình của cả nhóm. Nhưng nó phải đảm bảo là bảng phân công được nhiều người chấp thuận nhất.

Kỹ năng đánh giá công việc

Kỹ năng cần trang bị cuối cùng là kỹ năng đánh giá công việc. Việc tổng kết công việc theo từng giai đoạn đã phân công trong thời gian nhất định (tuần, tháng, quý, năm) rất quan trọng. Thông qua việc này giúp cho chúng ta rút ra cho mình những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn của công việc, góp phần củng cố chất lượng công việc và giúp bạn đưa ra đánh giá chính xác nhất cho bản thân và nhóm của bạn.

Đọc thêm bài viết tại: https://cybersign.vn/ky-nang-lanh-dao/

Lời kết

Trên đây là tổng hợp về việc trang bị ngay 5 kĩ năng này để quản lý công việc hiệu quả nhất. Hy vọng, qua bài viết này của CyberSign cung cấp những thông tin hữu ích và cần thiết nhất