5 lợi ích của hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua!

loi ich cua hop dong dien tu

Ứng dụng công nghệ số đang được đẩy mạnh khắp toàn cầu. Hợp đồng điện tử đang dần trở thành một phương pháp tối ưu hóa, giúp đẩy nhanh quá trình giao dịch điện tử. Tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp băn khoăn khi đầu tư sử dụng hợp đồng điện tử.

Dưới đây là 5 lợi ích của hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua! 

Nền tảng pháp lý vững chắc

Nguyên tắc giao kết

Tại Việt Nam, Quốc hội đã thông qua và ban hành Luật Giao dịch Điện tử (năm 2005), đặt ra  3 nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử: 

  1. Các bên được thỏa thuận chọn phương tiện điện tử cho hợp đồng.
  2. Hợp đồng điện tử phải tuân thủ Luật Giao dịch Điện tử và các quy định áp dụng cho hợp đồng truyền thống.
  3. Các bên được thỏa thuận yêu cầu kỹ thuật, chứng thực và các điều kiện khác để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của hợp đồng.

Giá trị pháp lý của Hợp đồng điện tử

Luật giao dịch điện tử 2005

Hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng truyền thống. Theo quy định tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Đồng thời, tại Điều 14 Luật này cũng quy định:

“Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu, cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.”

Dù được thể hiện dưới dạng điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được pháp luật thừa nhận; đồng thời được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai cá nhân không thực hiện đúng như những điều thỏa thuận, hay vi phạm những điều khoản được quy định trên hợp đồng. Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử phải thỏa mãn những điều kiện sau đây:

– Nội dung của hợp đồng điện tử phải được giữ trọn vẹn và không có thông tin thay đổi, chỉ trừ trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu hợp đồng.

Bộ luật Dân sự 2005 và Bộ Luật Lao động 2019

Tại Điều 124 – Bộ Luật Dân sự 2005 đã nêu rõ hình thức giao dịch dân sự:

“1. Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản, phải có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép thì phải tuân theo các quy định đó.”

Với các hợp đồng lao động, tại Bộ Luật Lao động 2019, Quốc hội Việt Nam thừa nhận hình thức giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản thông qua phương tiện điện tử:

“Điều 14. Hình thức hợp đồng lao động
1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”

Từ ngày 01/01/2021, người sử dụng lao động và NLĐ được giao kết hợp đồng lao động điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu. Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005.

5 lợi ích của hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử – Nền tảng pháp lý vững chắc

Tiết kiệm thời gian – Trình ký, phê duyệt văn bản, hợp đồng mọi lúc mọi nơi

Với tính chất phi biên giới, hợp đồng điện tử có một ưu điểm nổi bật đó chính là rút bớt được thời gian và chi phí đi lại, gặp gỡ khách hàng. Từ đó thay đổi cách thức làm việc của cả doanh nghiệp. Với vài bước đơn giản, bạn đã có thể tạo lập, phê duyệt và ký hợp đồng dễ dàng tại nhiều địa điểm khác nhau mà không cần lo lắng về mặt thời gian. 

Nếu như với hợp đồng giấy truyền thống, bạn cần phải mất thời gian soạn thảo, in ấn và gửi phê duyệt hợp đồng đến tận tay nhà quản lý. Nhưng với hợp đồng điện tử, các bước đó sẽ được rút ngắn, việc trình ký đã được tích hợp ngay trên phần mềm hợp đồng điện tử. 

>> Xem thêm: Các hình thức hợp đồng phổ biến hiện nay

Lợi ích của hợp đồng điện tử: Tiện lợi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm

Khi sử dụng hợp đồng giấy, ngoài chi phí giấy và mực in, doanh nghiệp còn phải trả thêm nhiều chi phí bên ngoài khác, như: chi phí tủ lưu trữ hợp đồng, chi phí quản lý, chi phí lưu kho… Với phần mềm hợp đồng điện tử, doanh nghiệp chỉ phải trả một khoản phí nhất định để mua phần mềm hợp đồng điện tử, và không phải trả thêm tiền cho các vấn đề trên.

Đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng điện tử là mọi thông tin về hợp đồng giao dịch sẽ được tạo lập, chỉnh sửa, phê duyệt, ký kết và lưu trữ trên môi trường điện tử. Do đó bạn không còn mất quá nhiều thời gian để đi tìm kiếm đúng hợp đồng cần ký duyệt. Chỉ cần gõ từ khóa trên thanh công cụ tìm kiếm, hợp đồng điện tử sẽ tự động xuất hiện. 

Tăng tốc các thủ tục hành chính và quản trị nội bộ

Một điểm mà bạn không thể bỏ qua đó chính là sử dụng hợp đồng điện tử rút ngắn các thủ tục hành chính truyền thống, tăng tốc độ xét duyệt hợp đồng của bạn. Đơn giản hóa thủ tục hành chính không còn là một khái niệm mới lạ, ngay ở các cơ quan Nhà nước cũng đã và đang sử dụng hợp đồng điện tử. 

Với việc phân quyền rõ ràng, việc quản trị nội bộ của doanh nghiệp bạn sẽ giúp đảm bảo quá trình ký kết hợp đồng được thống nhất, đồng bộ và hiệu quả. Từ đó tạo ra sự phân chia rành mạch các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn từng cá nhân, bộ phận. Qua đó việc giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình ký hợp đồng được rành mạch, công tư hơn. 

Lợi ích của hợp đồng điện tử: Tăng tốc thủ tục hành chính
Hợp đồng điện tử: tăng tốc thủ tục hành chính

Lợi ích của hợp đồng điện tử: Phân quyền dễ dàng

Việc quản lý hợp đồng cũng như cây tổ chức và người dùng trở nên dễ dàng hơn với tính năng phân quyền. Chức năng quản lý cây tổ chức giúp doanh nghiệp phân loại đúng cấp bậc và nhiệm vụ của từng cán bộ nhân viên trong công ty. Để phân loại “Admin doanh nghiệp”, “Người dùng doanh nghiệp” hay “Khách hàng doanh nghiệp” thì đã có chức năng quản lý người dùng. Ở chức năng này, bạn sẽ có thể khai báo đầy đủ thông tin của từng đối tượng, phù hợp với vai trò của từng người dùng khác nhau.

Một số câu hỏi thường gặp

Hợp đồng điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 33, Luật giao dịch điện tử năm 2005: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này
Trong đó, “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” và “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự”.

Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử?

Theo Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 thì chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Lời kết

Trên đây là 5 lợi ích của hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Sử dụng hợp đồng điện tử là một giải pháp thích hợp, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi hóa của nhiều doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tìm hiểu Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign thì hãy liên hệ ngay với đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com