Chữ ký điện tử là gì? Sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số

Chữ ký điện tử là gì?

Hiện nay, chữ ký điện tử đang được sử dụng khá phổ biến tại các doanh nghiệp trong trong thời đại đi lên chuyển đổi số. Cùng CyberSign tìm hiểu những thông tin chi tiết về chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là gì?

Khái niệm về chữ ký điện tử

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 21, Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định chữ ký điện tử (Electronic signature) là một dạng chữ ký được tạo lập dưới dạng chữ, số, từ, ký hiệu, âm thanh hoặc một số hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Chữ ký điện tử được gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với các thông điệp dữ liệu có sẵn. Loại chữ ký này còn có khả năng xác minh người ký và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Hay hiểu một cách đơn giản hơn, chữ ký điện tử là một dạng chữ ký được thiết kế và xây dựng dưới dạng một đoạn thông tin đi kèm các dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video,…). Chữ ký điện tử có công dụng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và sự chấp thuận của người ấy với nội dung đã được ký.

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?

  • Theo Luật giao dịch điện tử Việt Nam, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được chia làm hai phần là: giá trị của chữ ký và giá trị của con dấu.

Trong một văn bản, nếu người sử dụng dùng chữ ký để đảm bảo tính pháp lý thì khi đó, chữ ký điện tử cần có đầy đủ hai yếu tố như sau:

  • Đảm bảo sự an toàn, bảo mật tối đa, chữ ký không bị giả mạo
  • Dựa vào nội dung thông điệp có trên văn bản, chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký cũng như sự chấp thuận, đồng ý của người ký

Tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, khi các văn bản cần có sự xác thực bởi những con dấu mới được coi là hợp lệ và có tính pháp lý. Chữ ký điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Trong trường hợp dữ liệu tạo chữ ký điện tử đã và đang được sử dụng, dữ liệu đó chỉ được kết nối duy nhất với người ký
  • Tại thời điểm tiến hành ký, dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của một mình người ký
  • Sau khi ký, mọi sự thay đổi dữ liệu đều có thể bị phát hiện
  • Nếu có sự thay đổi về nội dung thông điệp dữ liệu cũng sẽ bị phát hiện sau thời điểm ký
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là gì?

Lợi ích của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử xuất hiện đã đem lại vô vàn lợi ích vượt trội cho người sử dụng:

  • Trong quá trình tiến hành hoạt động giao dịch điện tử, chữ ký điện tử giúp cho người sử dụng rút ngắn và tiết kiệm tối đa thời gian.
  • Sử dụng chữ ký điện tử linh hoạt trong mọi hoàn cảnh, mọi thời điểm, bất kể nơi đâu, bất kể thời gian nào. 
  • Độ an toàn và bảo mật cực kỳ cao. Mọi danh tính của các cá nhân, doanh nghiệp đều được bảo mật một cách tối đa khi sử dụng chữ ký điện tử. 
  • Các quy trình chứng nhận đều được đơn giản hóa. Các cá nhân, doanh nghiệp đều không phải gặp mặt trực tiếp khách hàng mà vẫn có thể gửi tài liệu, hồ sơ chứng thực một cách đơn giản và nhanh chóng nhất.
  • Nhanh chóng hoàn tất mọi thủ tục, hồ sơ nộp thuế cho cá nhân, doanh nghiệp. Khi tiến hành kê khai nộp thuế trực tuyến, thay vì phải in các tờ kê khai hay đóng dấu xác thực, các doanh nghiệp chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử cho lần kê khai ấy mà vẫn đảm bảo được dữ liệu cũng như các chương trình xử lý.

Ứng dụng của chữ ký điện tử trong công việc

Chữ ký điện tử có thể sử dụng trong rất nhiều trường hợp:

  • Sử dụng trong kê khai thuế, nộp thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, kê khai hải quan điện tử,…
  • Tại một số cơ quan Nhà nước, chữ ký điện tử được sử dụng khá phổ biến khi tiến thành giao dịch thanh toán liên kết ngân hàng, thanh toán điện tử liên kho bạc,…
  • Ký kết các hợp đồng giao dịch, làm ăn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp
  • Dùng trong giao dịch điện tử với các nhà mạng trên toàn quốc 

Những lưu ý khi sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử mang đến cho người dùng những công dụng hữu ích với các tính năng vượt trội. Thế nhưng các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp khi tạo và sử dụng chữ ký điện tử cần lưu ý những điều sau:

  • Tiêu chí xác thực là một trong những tiêu chí quan trọng nhất khi sử dụng chữ ký điện tử. Cần phải đảm bảo xác thực thật chính xác danh tính và thông tin người ký. Bởi đây chính là người chịu trách nhiệm với toàn bộ tài liệu số đã ký và gửi đi trước pháp luật.
  • Tính toàn vẹn và chính xác. Toàn bộ những nội dung cũng như dữ liệu đều phải được đảm bảo đúng và đầy đủ nhất. Khi dữ liệu đã được ký bằng chữ ký điện tử và gửi đi thì không thể thay đổi được nữa. 
  • Đảm bảo tính rõ ràng và sự ràng buộc nhất định của người ký và dữ liệu văn bản đã ký. 
  • Toàn bộ chữ ký điện tử được ký tại các tệp như Excel, Word,… sẽ được gắn mác thời gian cụ thể và bảo mật tuyệt đối. Bên cạnh đó, trong một số trường hợp nhất định, chữ ký ấy còn có tính hợp lệ giống như một dịch vụ công chứng.

Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau như thế nào?

Đặc điểm phân biệtChữ ký điện tửChữ ký số
Tính chấtBất kỳ một biểu tượng hay hình ảnh nào được đính kèm với tài liệu hoặc tin nhắn đều phải thể hiện được danh tính của người ký và có được sự chấp thuận của người kýSử dụng giống như một dấu vân tay hay con dấu điện tử đã được mã hóa và xác định danh tính của người ký trực tiếp
Cơ chế xác thựcThông qua Email và mã pin điện thoại để xác thực danh tính của người kýDựa vào cơ chế ID kỹ thuật số có trong chứng chỉ để xác minh danh tính người ký
Tính năngDùng để xác minh một tài liệu, văn bản hay dữ liệu Xác định danh tính của người ký, bảo mật tài liệu, dữ liệu,…
Tiêu chuẩn– Không sử dụng mã hóa- Phụ thuộc vào các tiêu chuẩn nhất địnhSử dụng các phương thức mã hóa bằng mật mã dựa trên cơ sở hạ tầng công nghệ PKI
Công dụng– Kê khai, nộp thuế trực tuyến,…- Ký kết hợp đồng trực tuyếnDùng trong các ứng dụng giao dịch điện tử được kết nối với máy tính trên các môi trường điện tử số
Việc xác nhậnKhông có quy trình cũng như cơ quan xác nhận cụ thểXác nhận bởi các nhà cung cấp dịch vụ ủy thác và cơ quan chứng nhận tin cậy
Tính bảo mậtCó khả năng bị giả mạo– Độ an toàn cao, đảm bảo tính chính xác gần như tuyệt đối- Khó bị sao chép và giả mạo
Phần mềm độc quyềnKhông có sự ràng buộc về pháp lý nên trong những trường hợp có yêu cầu một số phần mềm độc quyềnBất kỳ ai cũng có thể tiến hành xác nhận

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký điện tử trên CyberSign

Hiện nay không có quy định bắt buộc sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng, các bên giao kết có thể thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử (có chứng thực hoặc không có chứng thực).

Có 3 loại chữ ký điện tử phổ biến được sử dụng trên hợp đồng điện tử CyberSign.

  1. Chữ ký số: là  chữ ký điện tử có chứng thực, gồm các loại thông dụng như: chữ ký số USB Token, chữ ký số HSM, chữ ký số từ xa,…. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khi đăng ký sẽ có một chữ ký số riêng biệt để nhận biết và giao kết các hợp đồng điện tử.
  2. Chữ ký scan: sau khi ký tay trên hợp đồng giấy, chữ ký scan sẽ được chuyển thành dạng chữ ký điện tử. Các bên khi thực hiện ký kết có thể chuyển thành hợp đồng điện tử thông qua máy quét (scan) và gửi qua thư điện tử.
  3. Chữ ký hình ảnh: người dùng sau khi ký tay sẽ chuyển thành hình ảnh và chèn vào dữ liệu của hợp đồng điện tử. Sau đó, hợp đồng điện tử sẽ được gửi qua thư điện tử.

Trên đây là những thông tin giải đáp thắc mắc cho khách hàng về chữ ký điện tử là gì cũng như những lưu ý về chữ ký số mọi cá nhân, doanh nghiệp cần biết khi sử dụng. Hy vọng qua bài viết này, CyberSign sẽ cung cấp cho quý khách hàng những thông tin cần thiết nhất, hỗ trợ khách hàng lựa chọn những dịch vụ điện tử tiện ích, phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. 

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com