CyberLotus ra mắt phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign

Trước xu thế thị trường cũng như nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp, CyberLotus đã chính thức ra mắt phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign. Giải pháp hứa hẹn tạo nên một “cuộc cách mạng” về phương thức giao dịch trong thời kỳ chuyển đổi số.

Thực tế đã chứng minh chuyển đổi số giúp doanh nghiệp chống chịu tốt hơn với đại dịch covid-19. Muốn “sinh tồn” và phát triển dưới tác động của dịch bệnh suốt thời gian qua, các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) buộc phải thay đổi và làm mới tư duy.

Công cuộc chuyển đổi số đã cơ bản làm thay đổi quy trình quản trị và vận hành doanh nghiệp theo chiều hướng tích cực. Phương thức làm việc truyền thống cùng văn bản, giấy tờ đã dần trở nên lỗi thời. Thay vào đó, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để số hóa dữ liệu, tích hợp hệ thống, kết nối đồng bộ thông tin. Các lợi ích được mang lại tức thì: tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu nguồn lực, ra quyết định nhanh chóng, tiếp cận đúng tệp khách hàng,… giúp lãnh đạo giải quyết được bài toán doanh thu.

Nhiều doanh nghiệp cũng đã sử dụng công nghệ làm “đòn bẩy số”, áp dụng các nền tảng mới, phương thức quản lý nghiệp vụ để tối ưu quá trình vận hành. Một trong những sự chuyển mình rõ rệt đó chính là sự ra đời của hợp đồng điện tử, thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống.

Phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign là gì?

Thấu hiểu được những trăn trở của doanh nghiệp, CyberLotus đã triển khai các giải pháp phần mềm số, ứng dụng công nghệ tiên tiến như: chữ ký số, hóa đơn điện tử, và nổi bật là phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign.

CyberSign là phần mềm quản lý quy trình ký văn bản nội bộ, quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và đối tác trên nền tảng đám mây. Đây được xem là công cụ làm việc từ xa hữu hiệu và là trợ thủ đắc lực cho các giao dịch trực tuyến không tiếp xúc của tổ chức, doanh nghiệp.

Theo đó, CyberSign cho phép người dùng thực hiện trình và ký duyệt văn bản nội bộ, thiết lập quy trình nghiệp vụ, ký hợp đồng điện tử và quản trị hệ thống. Chỉ qua một vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể dễ dàng ký duyệt nhiều văn bản, hợp đồng cùng lúc, qua đó tối ưu vận hành và quản trị hiệu quả.

Những ưu điểm vượt trội của phần mềm CyberSign

Khởi tạo hệ thống tổ chức nhanh chóng

Với CyberSign, các tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo ra các nhóm phân loại để dễ dàng xử lý công việc cũng như quản lý. CyberSign cho phép người dùng quản lý chức danh, quản lý cây tổ chức, quản lý vai trò của từng người dùng trên phần mềm.

Việc tạo lập cây tổ chức trên phần mềm đóng vai trò quan trọng, góp phần vào công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Theo đó, tài khoản admin sẽ sắp xếp, phân quyền người dùng là nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp theo nghiệp vụ và nhiệm vụ của mỗi người. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để phân quyền thực hiện các quy trình, sử dụng các tài liệu trên hệ thống cho từng phòng ban, bộ phận trong tổ chức.

Ký hợp đồng điện tử linh hoạt

Với hợp đồng điện tử CyberSign, bạn có thể ký hợp đồng chỉ trong 3 bước. Người dùng sẽ tiến hành khởi tạo hợp đồng ngay trên phần mềm, hoặc tải lên hợp đồng đã soạn sẵn. Từ đó thêm các bên có liên quan đến ký duyệt để hệ thống tự động gửi link ký hợp đồng qua email tới từng người. Bạn cũng có thể cài đặt trình tự ký, hoặc ký đồng thời tuỳ theo mục đích hợp đồng.

Ngoài ra, dữ liệu về đối tác cũng sẽ được lưu trữ và quản lý một cách khoa học. Người dùng có thể phân loại đối tác là các tổ chức doanh nghiệp, hoặc cá nhân để tiện lợi khi lựa chọn ký kết.

Với các tính năng linh hoạt, CyberSign không bắt buộc đối tác của bạn phải sử dụng phần mềm. Hợp đồng điện tử khi được trình ký sẽ tự động gửi vào email, giúp đối tác dễ dàng tiếp nhận, ký bằng chữ ký số/chữ ký điện tử rồi gửi đi.

Hiện nay, hợp đồng điện tử đã được đảm bảo về mặt pháp lý và được ứng dụng nhiều trong giao kết kinh doanh. Việc bảo mật thông tin luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu. Mọi dữ liệu của doanh nghiệp đều được CyberSign cam kết đảm bảo một cách an toàn tối đa.

>> Xem thêm: Chuyên gia đánh giá cao hợp đồng điện tử CyberSign

Trình ký và phê duyệt văn bản nội bộ theo quy trình

Ngoài chức năng ký hợp đồng điện tử, CyberSign còn cho phép người dùng thực hiện trình ký và phê duyệt văn bản nội bộ. Thay đổi phương thức duyệt văn bản nội bộ được xem là một trong những giải pháp trọng tâm, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc.

Với các quy trình nội bộ được thiết lập sẵn, tài liệu nội bộ sẽ nhanh chóng được tạo, xử lý, trình ký và phê duyệt. Việc ứng dụng phần mềm CyberSign tạo trải nghiệm mới mẻ cho nhân viên và lãnh đạo công ty.

Đa phương thức ký duyệt

• Ký điện tử (ký ảnh): Theo quy định chữ ký trong hợp đồng điện tử, CyberSign cho phép người dùng tạo mẫu chữ ký ảnh bằng cách upload file ảnh chụp/scan chữ ký tay của người dùng hoặc con dấu đỏ của tổ chức/ doanh nghiệp lên hệ thống.
• Ký phân tán bằng USB token: Người dùng có thể sử dụng Chữ ký số ( USB Token ) để ký thay thế cho chữ ký trên tất cả các loại văn bản và hợp đồng số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet. Thiết kế của USB Token giống với USB thông thường, bạn chỉ cần gắn USB Token thông qua cổng USB của máy tính.
• Ký số tập trung bằng thiết bị: Giải pháp chữ ký số tập trung HSM  là loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận và xử lý lệnh ký. Về cơ bản, chữ ký HSM cũng giống như USB Token, để chữ ký số HSM có thể vận hành, chúng ta cần sử dụng thiết bị phần cứng HSM có chứa cặp khóa (khóa công khai và khóa bí mật) để xác nhận danh tính người dùng. Dữ liệu được mã hóa trong HSM được bảo mật an toàn, không thể nhân bản, sao chép hay làm giả.

Hỗ trợ đa nền tảng

CyberSign cho phép người dùng có thể ký hợp đồng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà không cần phải gặp mặt trực tiếp đối tác, không lo quản lý đi công tác, gián đoạn kinh doanh.

Người dùng cũng có thể ký hợp đồng trực tiếp trên mọi thiết bị: máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…

Phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign cung cấp tính năng cổng ký tiện dụng, với khả năng tích hợp với mọi loại chữ ký số như USB token, chữ ký số tập trung HSM, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp… Mỗi chữ ký số mã hóa có thể dùng được cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc phải ký chữ ký tay, đóng dấu mất nhiều thời gian

An toàn và bảo mật

Hệ thống CyberSign đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về pháp luật và chữ ký tại Việt Nam. Bên cạnh đó, được áp dụng các biện pháp bảo mật 24/7, chống tấn công và mất mát dữ liệu, đồng thời thông tin dữ liệu được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn an ninh thông tin chuẩn quốc tế đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn.

Vì thế, đối với những hợp đồng đã ký kết sẽ được lưu trữ bảo mật trong vòng 10 năm trên hệ thống và trên điện toán đám mây, an toàn tuyệt đối. Việc này cũng giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro trong mất hỏng, cháy, thất lạc… hợp đồng mà việc tra cứu thông tin hợp đồng cũng dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Tại sao nên lựa chọn phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign?

Tiết kiệm chi phí vận hành

Hiện nay với tác động của đại dịch Covid kéo dài, nền kinh tế Việt Nam dần thích ứng và bắt kịp xu hướng chuyển đổi số thành công. Với việc kết hợp công nghệ tiên tiến, CyberLotus nghiên cứu và ra mắt phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign giúp các doạnh nghiệp giảm đáng kể chi phí trong việc quản lý lưu trữ hợp đồng. Việc thay đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử là bước ngoặt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí phát sinh trong quá trình vận hành công cy.

Minh bạch quy trình, tiết kiệm thời gian

Với CyberSign, tất cả các hành động của người dùng từ tạo, xem, ký, gửi và nhận hợp đồng có thể nhanh chóng được xác thực qua Internet. Quá trình ký kết hợp đồng diễn ra theo từng bước minh bạch và dễ hiểu. So với hợp đồng giấy, bạn không cần phải tốn thời gian và tiền bạc để in ấn, quản lý, lưu trữ, giao nhận hợp đồng hay di chuyển đến đia điểm để ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng.

Ngoài ra, tính năng ký hợp đồng không giới hạn thời gian trong 1 phút của Cybersign còn giúp thúc đẩy quá trình ký kết hợp đồng nhanh chóng, kịp thời để hoàn thành công việc đúng thời gian, đúng tiến độ.

Đầy đủ tính năng quản lý văn bản và ký hợp đồng điện tử

Phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử xử lý luồng văn bản, tài liệu cần ký duyệt với đầu đủ các tính năng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo Thông tư 133 và Thông tư 200:

• Trình và ký duyệt văn bản
• Ký theo quy trình nghiệp vụ
• Ký số hợp đồng điện tử
• Quản trị hệ thống

Làm việc mọi lúc, mọi nơi

Với thời đại bùng nổ Internet hiện nay, người dùng có thể làm việc và ký kết hợp đồng tại nhiều địa điểm khác nhau, bằng các thiết bị điện tử ( như máy tính bảng, điện thoại thông minh,…) với khoảng thời gian linh hoạt trong ngày.

Phần mềm CyberSign giúp bạn và đối tác không cần phải di chuyển trực tiếp đến nơi ký kết hợp đồng. Với khả năng tích hợp và mã hóa mọi loại chữ ký số, người dùng có thể sử dụng cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc đóng dấu và ký tay (Ký số tập trung bằng thiết bị HSM, ký phân tán bằng USB Token, Ký điện tử bằng hình ảnh,…)

Phần mềm Cyber​​Sign cung cấp chức năng cổng chữ ký tiện lợi có khả năng tích hợp với mọi loại chữ ký số như USB token, chữ ký số tập trung HSM, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử có ảnh, chữ ký trực tiếp. ….

Lời kết

Phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign luôn đồng hành cùng doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Nếu bạn có thắc mắc cần giải đáp hoặc muốn tìm hiểm thông tin sản phẩm thì hãy liên hệ ngay với đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com