Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign: Ký duyệt nhanh chóng, quản trị thông minh

Nhìn lại những năm vừa qua, lộ trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp ở trên toàn thế giới đang thay đổi theo tốc độ hết sức nhanh chóng nhờ vào sự trợ giúp đắc lực của các sản phẩm công nghệ. Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign là sản phẩm công nghệ số của CyberLotus. Đây là một công cụ giúp người dùng ký duyệt nhanh chóng, tối ưu quá trình vận hành và quản lý hiệu quả doanh nghiệp. 

Giới thiệu Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign

CyberLotus – Đối tác công nghệ số tin cậy

Quá trình chuyển đổi từ mô hình truyền thống sang việc áp dụng các công nghệ số hiện đại có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. Thực tế đã chứng minh, chuyển đổi số là một điều kiện giúp các doanh nghiệp, tổ chức có thể đẩy nhanh quá trình phát triển, thay đổi cách thức vận hành, tối ưu hóa nhiều chi phí liên quan.

CyberLotus hướng đến mục tiêu thay đổi tổng thể và toàn diện phương thức sản xuất, vận hành doanh nghiệp. Và CyberLotus luôn phấn đấu hướng tới sự hài lòng của khách hàng, cung cấp các sản phẩm công nghệ có chất lượng cao.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các sản phẩm, giải pháp và dịch vụ toàn diện cho doanh nghiệp trên nền tảng số và điện toán đám mây, CyberLotus trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp, tổ chức. 

CyberSign – Sản phẩm số đẩy mạnh quá trình làm việc hiệu quả, nhanh chóng

Hiểu được sự khó khăn của nhiều doanh nghiệp, tổ chức gặp phải trong quá trình ký hợp đồng truyền thống, CyberLotus ra mắt sản phẩm CyberSign, phần mềm ký số văn bản và hơp đồng điện tử.

Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign ứng dụng trên Cloud, là phần mềm giúp quản lý quy trình ký văn bản nội bộ, quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và đối tác. Với khả năng làm việc từ xa, CyberSign được coi là công cụ đắc lực cho các giao dịch trực tuyến không tiếp xúc của các doanh nghiệp, tổ chức.

Sử dụng CyberSign giúp thực hiện trình và ký duyệt văn bản nội bộ, thiết lập các quy trình nghiệp vụ, ký hợp đồng điện tử và quản trị hệ thống. Với thao tác đơn giản, dễ hiểu, phần mềm CyberSign chính là một sản phẩm số đẩy mạnh quá trình làm việc hiệu quả, giúp doanh nghiệp thực hiện ký kết hợp đồng nhanh chóng.

>> Xem thêm: Chuyên gia đánh giá cao phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign.

Những ưu điểm vượt trội của phần mềm CyberSign

Khởi tạo hệ thống tổ chức nhanh chóng

Phần mềm CyberSign giúp các tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các nhóm phân loại để xử lý công việc cũng như quản lý. CyberSign cho phép người dùng quản lý chức danh, quản lý cây tổ chức, quản lý vai trò của từng người dùng trên phần mềm.

Để công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả thì không thể thiếu việc tạo lập cây tổ chức trên phần mềm. Theo đó, trong phần mềm tài khoản admin sẽ sắp xếp, phân quyền người dùng là nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp theo nghiệp vụ và nhiệm vụ của mỗi người. Đồng thời, đây cũng sẽ là cơ sở để phân quyền thực hiện các quy trình, sử dụng các tài liệu trên hệ thống cho từng phòng ban, bộ phận trong tổ chức.

Ký hợp đồng điện tử linh hoạt

Với các bước đơn giản, hợp đồng điện tử của bạn sẽ được trình ký trên phần mềm CyberSign. Người dùng sẽ tiến hành khởi tạo hợp đồng trực tiếp ngay trên phần mềm, hoặc tải lên hợp đồng đã soạn sẵn. Từ đó thêm các bên có liên quan đến ký duyệt để hệ thống tự động gửi link ký hợp đồng qua email tới từng người. Hoặc bạn cũng có thể cài đặt trình tự ký, hoặc ký đồng thời tuỳ theo mục đích hợp đồng.

Ngoài ra, dữ liệu về các đối tác cũng sẽ được lưu trữ và quản lý một cách khoa học. Trên CyberSign người dùng có thể phân loại đối tác là các tổ chức doanh nghiệp, hoặc cá nhân để tiện lợi khi lựa chọn ký kết.

Trình ký và phê duyệt văn bản nội bộ theo quy trình

Ngoài chức năng ký hợp đồng điện tử, CyberSign còn cho phép người dùng thực hiện trình ký và phê duyệt văn bản nội bộ. Thay đổi phương thức duyệt văn bản nội bộ được xem là một trong những giải pháp trọng tâm, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc.

Với các quy trình nội bộ được thiết lập sẵn, tài liệu nội bộ sẽ nhanh chóng được tạo, xử lý, trình ký và phê duyệt. Việc ứng dụng phần mềm CyberSign tạo trải nghiệm mới mẻ cho nhân viên và lãnh đạo công ty.

Đa phương thức ký duyệt

• Ký điện tử (ký ảnh tay): CyberSign cho phép người dùng tạo mẫu chữ ký ảnh bằng cách upload file ảnh chụp/scan chữ ký tay của người dùng hoặc con dấu đỏ của tổ chức/ doanh nghiệp lên hệ thống theo đúng quy định.

• Ký phân tán bằng USB token: Với chữ ký số ( USB Token ) người dùng có thể sử dụng để ký thay thế cho chữ ký trên tất cả các loại văn bản và hợp đồng số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet. Thiết kế của USB Token tương tự như USB thông thường, khi sử dụng bạn chỉ cần gắn USB Token thông qua cổng USB của máy tính.
• Ký số tập trung bằng thiết bị: Giải pháp chữ ký số tập trung HSM là loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận và xử lý lệnh ký. Về cơ bản, chữ ký HSM cũng giống như USB Token, để chữ ký số HSM có thể vận hành, chúng ta cần sử dụng thiết bị phần cứng HSM có chứa cặp khóa (khóa công khai và khóa bí mật) để xác nhận danh tính người dùng. Dữ liệu được mã hóa trong HSM được bảo mật an toàn, không thể nhân bản, sao chép hay làm giả.

Hỗ trợ đa nền tảng

CyberSign cho phép người dùng có thể ký hợp đồng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà không cần phải gặp mặt trực tiếp đối tác, không lo quản lý đi công tác, gián đoạn kinh doanh.

Người cùng cũng có thể ký hợp đồng trực tiếp trên mọi thiết bị: máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…

Phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign cung cấp tính năng cổng ký tiện dụng, với khả năng tích hợp với mọi loại chữ ký số như USB token, chữ ký số tập trung HSM, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp… Mỗi chữ ký số mã hóa có thể dùng được cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc phải ký chữ ký tay, đóng dấu mất nhiều thời gian

An toàn và bảo mật

Hệ thống CyberSign đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về pháp luật và chữ ký tại Việt Nam. Sử dụng các biện pháp bảo mật, chống tấn công và mất mát dữ liệu, đồng thời thông tin dữ liệu được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn an ninh thông tin chuẩn quốc tế, CyberSign đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn.

Do đó, đối với những hợp đồng đã ký kết sẽ được lưu trữ bảo mật trong vòng 10 năm trên hệ thống và trên điện toán đám mây, an toàn tuyệt đối. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tránh được những rủi ro trong mất hỏng, cháy, thất lạc hợp đồng. 

Tại sao nên lựa chọn phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign?

Rút ngắn quy trình phê duyệt và ký cho doanh nghiệp

Nếu với quá trình ký kết hợp đồng bằng phương thức truyền thống quá nhiều bước, gây khó khăn và trở ngại cho doanh nghiệp. Thì với phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử, doanh nghiệp bạn đã rút ngắn bớt các bước liên quan.

Ví dụ, như cách truyền thống, để đến bước ký hợp đồng thì bạn cần phải soạn thảo, in hợp đồng, xét duyệt hợp đồng, và tốn nhiều thời gian gặp mặt trực tiếp đối tác/khách hàng để chờ ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm CyberSign, các bước thêm mới mẫu tài liệu, trình ký hợp đồng, thêm mới và tạo chữ ký,… đã được tích hợp đầy đủ trong phần mềm. Với sự thay đổi lớn này, doanh nghiệp sử dụng phần mềm CyberSign tạo ra sự khác biệt rõ rệt so với nhiều doanh nghiệp khác.

Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành

Việc tiết kiệm các chi phí luôn được tất cả các doanh nghiệp quan tâm, nhất là  khi tình hình kinh tế trong nước và quốc tế đang có nhiều sự biến động. Phần mềm CyberSign là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp giải bài toán tối ưu chi phí. Thay đổi khác biệt khi sử dụng phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign là bạn không cần phải bỏ ra chi phí lưu trữ hợp đồng ( gồm tiền mua tủ đựng đồ, thuê không gian lưu trữ, bảo quản hợp đồng), và cũng cắt giảm được nhiều loại chi phí khác, như: phí đi lại khi ký hợp đồng trực tiếp, thuê nhân viên, phí in ấn,…

CyberSign cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý văn bản và hợp đồng điện tử

Khi doanh nghiệp có quy mô lớn mạnh dần, số lượng các văn bản và hợp đồng tăng lên khiến cho việc quản lý khó khăn. Tuy nhiên, với việc lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây thông minh, CyberSign xử lý và sắp xếp luồng văn bản và tài liệu cần ký duyệt một cách rõ ràng, giúp bạn tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng:

• Trình và ký duyệt văn bản
• Ký theo quy trình nghiệp vụ
• Ký số hợp đồng điện tử
• Quản trị hệ thống

Quy trình ký duyệt an toàn, nhanh chóng trên CyberSign

Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign giúp doanh nghiệp trình ký và duyệt văn bản chỉ trong 3 bước đơn giản: 

• Bước 1: Tải lên văn bản, tài liệu
  Bạn có thể tải file sẵn lên hoặc từ biểu mẫu được soạn trước
• Bước 2: Ký duyệt theo quy trìnhTrình ký
  Phê duyệt hoặc ký điện tử, ký số theo luồng nghiệp vụ tuần tự hoặc song song
• Bước 3: Kiểm tra và phân phối file đã ký
  Xem nội dung file và kiểm tra chữ ký số trực tuyến rồi tải xuống, chia sẻ hoặc gửi mail tới người nhận.

Sử dụng phần mềm CyberSign, người dùng sẽ không cần lo lắng về việc bảo mật thông tin. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành:

• Bộ Luật dân sự 2015.
• Luật giao dịch điện tử 2005.
• Quy định theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử.

Một số câu hỏi thường gặp

Lời kết

Thay đổi cách thức vận hành theo hướng công nghệ số là một giải pháp vô cùng hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp. Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử Cybersign tự hào khi được đồng hành cùng các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong nhiều quá trình ký kết hợp đồng điện tử. Nếu còn thắc mắc cần giải đáp, xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com