Hợp đồng điện tử CyberSign – Ký duyệt online chỉ trong 2 phút

Với quy trình ký duyệt nhanh chóng, Hợp đồng điện tử CyberSign là công cụ làm việc từ xa hữu hiệu, hỗ trợ đắc lực cho các giao dịch trực tuyến không tiếp xúc của tổ chức, doanh nghiệp.

Cùng tìm hiểu xem CyberSign có những điểm nổi bật nào mà bạn không thể bỏ qua nhé!

Hợp đồng điện tử là gì?

Khái niệm Hợp đồng điện tử tại điều 385 Luật Dân sự 91/2015/QH13 quy định:

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Hiểu một cách đơn giản là sự thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán, trao đổi, biếu tặng, cho vay, cho thuê, cho mượn tài sản hoặc về việc thực hiện một công việc; theo đó xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự giữa các bên trong hợp đồng.

Điều kiện để hợp đồng điện tử có hiệu lực?

Để một hợp đồng điện tử có hiệu lực: 

– Chủ thể tham gia hợp đồng dân sự phải đảm bảo có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và năng lực pháp luật dân sự phù hợp với loại hợp đồng đó. 

– Mục đích và nội dung của hợp đồng không được vi phạm điều cấm của pháp luật và không được trái với đạo đức xã hội. 

– Hình thức của hợp đồng không được trái với quy định của pháp luật.

– Ý chí của các bên khi thực hiện giao kết hợp đồng phải đảm bảo tính tự nguyện, tự do trong quá trình cam kết thỏa thuận.

Lợi ích của hợp đồng điện tử đối với doanh nghiệp

– Doanh nghiệp ký duyệt tiện lợi và nhanh chóng: Hợp đồng điện tử có thể ký kết ở bất kỳ đâu mà không cần hai bên đối tác và doanh nghiệp gặp mặt. 

– Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm:  Khi cần tìm hợp đồng, chỉ cần tìm kiếm trên dữ liệu điện tử là có thể rất nhanh chóng và chính xác biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại.

– Tiết kiệm thời gian và chi phí:  Mọi quá trình của hợp đồng đều được thực hiện trực tuyến, không cần phải in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ; có thể giảm thiểu tối đa thời gian khi không phải cần chuyển hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết.

Giới thiệu hợp đồng điện tử CyberSign

Từ khi thành lập, Công ty Cổ phần CyberLotus đã triển khai các giải pháp phần mềm số, ứng dụng công nghệ tiên tiến như: chữ ký số, hóa đơn điện tử,… Thấy hiểu những khó khăn và mong muốn của nhiều doanh nghiệp/tổ chức, CyberLotus cho ra mắt phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign.

CyberSign là phần mềm quản lý quy trình ký văn bản nội bộ, quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và đối tác trên nền tảng đám mây. Đây được xem là công cụ làm việc từ xa hữu hiệu và là trợ thủ đắc lực cho các giao dịch trực tuyến không tiếp xúc của tổ chức, doanh nghiệp.

Theo đó, CyberSign cho phép người dùng thực hiện trình và ký duyệt văn bản nội bộ, thiết lập quy trình nghiệp vụ, ký hợp đồng điện tử và quản trị hệ thống. Chỉ qua một vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể dễ dàng ký duyệt nhiều văn bản, hợp đồng cùng lúc, qua đó tối ưu vận hành và quản trị hiệu quả

Ưu điểm vượt trội của phần mềm CyberSign

Khởi tạo hệ thống tổ chức nhanh chóng

Phần mềm CyberSign giúp các tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các nhóm phân loại để xử lý công việc cũng như quản lý. CyberSign cho phép người dùng quản lý chức danh, quản lý cây tổ chức, quản lý vai trò của từng người dùng trên phần mềm.

Để công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả thì không thể thiếu việc tạo lập cây tổ chức trên phần mềm. Theo đó, trong phần mềm tài khoản admin sẽ sắp xếp, phân quyền người dùng là nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp theo nghiệp vụ và nhiệm vụ của mỗi người. Đồng thời, đây cũng sẽ là cơ sở để phân quyền thực hiện các quy trình, sử dụng các tài liệu trên hệ thống cho từng phòng ban, bộ phận trong tổ chức.

Ký hợp đồng điện tử linh hoạt

Với các bước đơn giản, hợp đồng điện tử của bạn sẽ được trình ký trên phần mềm CyberSign. Người dùng sẽ tiến hành khởi tạo hợp đồng trực tiếp ngay trên phần mềm, hoặc tải lên hợp đồng đã soạn sẵn. Từ đó thêm các bên có liên quan đến ký duyệt để hệ thống tự động gửi link ký hợp đồng qua email tới từng người. Hoặc bạn cũng có thể cài đặt trình tự ký, hoặc ký đồng thời tuỳ theo mục đích hợp đồng.

Ngoài ra, dữ liệu về các đối tác cũng sẽ được lưu trữ và quản lý một cách khoa học. Trên CyberSign người dùng có thể phân loại đối tác là các tổ chức doanh nghiệp, hoặc cá nhân để tiện lợi khi lựa chọn ký kết.

Trình ký và phê duyệt văn bản nội bộ theo quy trình

Ngoài chức năng ký hợp đồng điện tử, CyberSign còn cho phép người dùng thực hiện trình ký và phê duyệt văn bản nội bộ. Thay đổi phương thức duyệt văn bản nội bộ được xem là một trong những giải pháp trọng tâm, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc.

Với các quy trình nội bộ được thiết lập sẵn, tài liệu nội bộ sẽ nhanh chóng được tạo, xử lý, trình ký và phê duyệt. Việc ứng dụng phần mềm CyberSign tạo trải nghiệm mới mẻ cho nhân viên và lãnh đạo công ty.

>> Xem thêm: 5 lợi ích của hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua!

Đa phương thức ký duyệt phù hợp

• Ký điện tử (ký ảnh tay): CyberSign cho phép người dùng tạo mẫu chữ ký ảnh bằng cách upload file ảnh chụp/scan chữ ký tay của người dùng hoặc con dấu đỏ của tổ chức/ doanh nghiệp lên hệ thống theo đúng quy định.
• Ký phân tán bằng USB token: Với chữ ký số ( USB Token ) người dùng có thể sử dụng để ký thay thế cho chữ ký trên tất cả các loại văn bản và hợp đồng số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet. Thiết kế của USB Token tương tự như USB thông thường, khi sử dụng bạn chỉ cần gắn USB Token thông qua cổng USB của máy tính.
• Ký số tập trung bằng thiết bị: Giải pháp chữ ký số tập trung HSM là loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận và xử lý lệnh ký. Về cơ bản, chữ ký HSM cũng giống như USB Token, để chữ ký số HSM có thể vận hành, chúng ta cần sử dụng thiết bị phần cứng HSM có chứa cặp khóa (khóa công khai và khóa bí mật) để xác nhận danh tính người dùng. Dữ liệu được mã hóa trong HSM được bảo mật an toàn, không thể nhân bản, sao chép hay làm giả.

Hỗ trợ đa nền tảng

CyberSign cho phép người dùng có thể ký hợp đồng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà không cần phải gặp mặt trực tiếp đối tác, không lo quản lý đi công tác, gián đoạn kinh doanh.

Người cùng cũng có thể ký hợp đồng trực tiếp trên mọi thiết bị: máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…

Phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign cung cấp tính năng cổng ký tiện dụng, với khả năng tích hợp với mọi loại chữ ký số như USB token, chữ ký số tập trung HSM, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp… Mỗi chữ ký số mã hóa có thể dùng được cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc phải ký chữ ký tay, đóng dấu mất nhiều thời gian

An toàn và bảo mật

Hệ thống CyberSign đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về pháp luật và chữ ký tại Việt Nam. Sử dụng các biện pháp bảo mật, chống tấn công và mất mát dữ liệu, đồng thời thông tin dữ liệu được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn an ninh thông tin chuẩn quốc tế, CyberSign đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn.

Do đó, đối với những hợp đồng đã ký kết sẽ được lưu trữ bảo mật trong vòng 10 năm trên hệ thống và trên điện toán đám mây, an toàn tuyệt đối. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tránh được những rủi ro trong mất hỏng, cháy, thất lạc hợp đồng. 

Tại sao nên lựa chọn phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign?

Quy trình phê duyệt và ký cho người dùng trong 2 phút

Nếu với quá trình ký kết hợp đồng bằng phương thức truyền thống quá nhiều bước, gây khó khăn và trở ngại cho doanh nghiệp. Thì với phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử, doanh nghiệp bạn đã rút ngắn bớt các bước liên quan.

Ví dụ, như cách truyền thống, để đến bước ký hợp đồng thì bạn cần phải soạn thảo, in hợp đồng, xét duyệt hợp đồng, và tốn nhiều thời gian gặp mặt trực tiếp đối tác/khách hàng để chờ ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm CyberSign, các bước thêm mới mẫu tài liệu, trình ký hợp đồng, thêm mới và tạo chữ ký,… đã được tích hợp đầy đủ trong phần mềm. Với sự thay đổi lớn này, doanh nghiệp sử dụng phần mềm CyberSign tạo ra sự khác biệt rõ rệt so với nhiều doanh nghiệp khác.

Tiết kiệm tối đa chi phí vận hành

Việc tiết kiệm các chi phí luôn được tất cả các doanh nghiệp/tổ chức hay cá nhân quan tâm, nhất là  khi tình hình kinh tế trong nước và quốc tế đang có nhiều sự thay đổi. Phần mềm ký văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign chính là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp giải bài toán tối ưu chi phí. Thay đổi khác biệt khi sử dụng phần mềm CyberSign là người dùng không cần phải bỏ ra chi phí lưu trữ hợp đồng ( gồm tiền mua tủ đựng đồ, thuê không gian lưu trữ, bảo quản hợp đồng), và cũng cắt giảm được nhiều loại chi phí khác, như: phí đi lại khi ký hợp đồng trực tiếp, thuê nhân viên, phí in ấn,…

CyberSign cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý văn bản và hợp đồng điện tử

Khi doanh nghiệp/tổ chức có quy mô lớn mạnh dần, số lượng các văn bản và hợp đồng tăng lên khiến cho việc quản lý khó khăn. Tuy nhiên, với việc lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây thông minh, CyberSign xử lý và sắp xếp luồng văn bản và tài liệu cần ký duyệt một cách rõ ràng, giúp bạn tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng:

• Trình và ký duyệt văn bản
• Ký theo quy trình nghiệp vụ
• Ký số hợp đồng điện tử
• Quản trị hệ thống

Quy trình ký duyệt an toàn, nhanh chóng trên CyberSign

Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign giúp doanh nghiệp trình ký và duyệt văn bản chỉ trong 3 bước đơn giản, giúp người dùng ký duyệt online chỉ trong 2 phút: 

• Bước 1: Tải lên văn bản, tài liệu
  Bạn có thể tải file sẵn lên hoặc từ biểu mẫu được soạn trước
• Bước 2: Ký duyệt theo quy trình Trình ký
  Phê duyệt hoặc ký điện tử, ký số theo luồng nghiệp vụ tuần tự hoặc song song
• Bước 3: Kiểm tra và phân phối file đã ký
  Xem nội dung file và kiểm tra chữ ký số trực tuyến rồi tải xuống, chia sẻ hoặc gửi mail tới người nhận.

Phần mềm CyberSign với quy trình ký duyệt an toàn, giúp người dùng sẽ không cần lo lắng về việc bảo mật thông tin. Phần mềm đáp tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành:

• Bộ Luật dân sự 2015.
• Luật giao dịch điện tử 2005.
• Quy định theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử.

Một số câu hỏi thường gặp

Lời kết

Hợp đồng điện tử CyberSign với tính năng mạnh mẽ, giúp đẩy quá trình ký duyệt của người dùng nhanh nhất. CyberLotus tin rằng, phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng trong quá trình thương thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng trên môi trường không giấy. Thay đổi cùng CyberSign để “số hóa” thành công!

Mọi ý kiến thắc mắc hoặc các thông tin cần giải đáp, Quý Đối tác/Khách hàng vui lòng liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com