Hợp đồng điện tử là gì? 7 điều doanh nghiệp cần biết

Hợp đồng điện tử đang dần thay thế hợp đồng giấy truyền thống, trở thành xu hướng được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Hãy cùng CyberSign tìm hiểu các kiến thức cơ bản về hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Hợp đồng điện tử là gì?

Điều 385 Luật Dân sự 91/2015/QH13 quy định:

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Đó là sự thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán, trao đổi, biếu tặng, cho vay, cho thuê, cho mượn tài sản hoặc về việc thực hiện một công việc. Theo đó xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự giữa các bên trong hợp đồng.

Bốn (4) điều kiện để hợp đồng có hiệu lực bao gồm:

• Chủ thể tham gia hợp đồng dân sự phải đảm bảo có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và năng lực pháp luật dân sự phù hợp với loại hợp đồng đó.
• Mục đích và nội dung của hợp đồng không được vi phạm điều cấm của pháp luật và không được trái với đạo đức xã hội.
• Hình thức của hợp đồng không được trái với quy định của pháp luật.
• Ý chí của các bên khi thực hiện giao kết hợp đồng phải đảm bảo tính tự nguyện, tự do trong quá trình cam kết thỏa thuận.

Hợp đồng điện tử, theo Điều 33, Luật giao dịch điện tử 51/2005/QH11 quy định:

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.

Theo đó, hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền nghĩa vụ được gửi đi, nhận lại và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự).

Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Khác với hợp đồng giấy truyền thống, tính chất của hợp đồng điện tử là phi biên giới, phi vật chất (vô hình), nổi bật là tính chính xác và hiện đại trong giao dịch. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin trong thời đại hịeen na Hợp đồng điện tử được phát triển dựa trên thành tựu công nghệ thông tin như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, công nghệ truyền dẫn không dây,…

Một số đặc điểm của hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng đó là:

Thông tin hợp đồng được lưu trữ và thể hiện bằng dữ liệu điện tử.

Đặc điểm đáng chú ý và nổi bật nhất của hợp đồng điện tử chính là hình thức thể hiện tất cả các thông tin về hợp đồng giao dịch sẽ được khởi tạo, chỉnh sửa, chấp thuận, ký kết và lưu trữ trên môi trường điện tử.

Khả năng tự động hoá của nền tảng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thao tác nhanh chóng, tiếm kiệm và đảm bảo an toàn bảo mật tối đa.

Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể trên hợp đồng điện tử

Một hợp đồng giao kết thông thường sẽ có hai chủ thể, đó là bên bán và bên mua. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử sẽ có sự xuất hiện của bên thứ ba là các nhà cung cấp dịch vụ mạng và cơ quan chứng thực chữ ký điện tử.

Bên thứ ba này không tham gia vào việc giao kết hợp đồng, không có quyền trong quá trình đàm phán, mà chỉ tham gia với tư cách hỗ trợ, đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả cho hợp đồng điện tử.

Hợp đồng điện tử không có giá trị pháp lý trong một số lĩnh vực

Theo Điều 1 Luật giao dịch điện tử 51/2005/QH11, hợp đồng điện tử được sử dụng trong những lĩnh vực hoạt động của các cơ quan nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định.

Hợp đồng điện tử không áp dụng đối với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn; quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.

Dễ dàng thực hiện ở mọi nơi

Do hợp đồng được thiết lập thông tin dưới dạng điện tử nên không cần hai chủ thể gặp nhau khi ký hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên.

Hợp đồng điện tử có tính vô hình và phi vật chất, tính hiện đại, chính xác và có tính rủi ro.

Lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được nghiên cứu và phát triển nhằm phục vụ nhu cầu số hoá của tổ chức, doanh nghiệp. Quy trình ký hợp đồng điện tử của tổ chức được thực hiện đa nền tảng, mọi lúc mọi nơi.

• Tiện lợi, nhanh chóng

Sự tiện lợi, nhanh chóng là một trong những ưu điểm nổi bật của hợp đồng điện tử. Trước đây, nếu muốn ký kết hợp đồng thì hai chủ thể giao kết buộc phải gặp mặt nhau. Những rủi ro về ngoại cảnh, môi trường, hoặc công việc riêng của mỗi bên sẽ chi phối ít nhiều đến thời gian thảo luận và ký kết hợp đồng.

Tuy nhiên, với hợp đồng điện tử, bạn không phải lo ngại những yếu tố kể trên làm gián đoạn công việc kinh doanh. Bạn có thể khởi tạo hợp đồng và ký kết ở bất kỳ đâu, bất kì thời điểm nào mà không cần phải trực tiếp gặp mặt. Điều này giúp hợp đồng có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng và triệt để hơn. Hợp đồng điện tử cũng giúp xây dựng quy trình thực hiện thủ tục một cách nhanh gọn, chính xác, minh bạch, đem đến hiệu quả cao trong công việc.

• Dễ dàng quản lý, tra cứu và tìm kiếm

Quản lý và lưu trữ hợp đồng giấy là vấn đề nan giải đối với nhiều doanh nghiệp. Theo đó, các doanh nghiệp thường phải chi một khoản lớn để quản lý và lưu trữ hợp đồng, chưa tính đến những rủi ro thất lạc trong quá trình lưu trữ.

So với hợp đồng giấy truyền thống thì hợp đồng điện tử đã giải quyết được những vấn đề nêu trên. Mọi thông tin về hợp đồng điện tử đều được lưu trữ trên nền tảng số, mọi thay đổi đều được ghi vết đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung.

Ngày nay, hợp đồng điện tử có thể dễ dàng tìm thấy, người dùng có thể tra cứu các hợp đồng đang soạn thảo, hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký, hợp đồng hoàn thành bất kỳ lúc nào nhờ vào chức năng lọc của phần mềm.

• Tiết kiệm thời gian, chi phí

Suy cho cùng, mọi hướng đi của doanh nghiệp đều nhằm đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu chi phí và rủi ro không đáng có. Hợp đồng điện tử chính là công cụ giúp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay.

Quá trình ký kết hợp đồng đều được thực hiện trên nền tảng trực tuyến, giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển cũng như quản lý lưu trữ. Các bên ký hợp đồng điện tử không phải gặp mặt trực tiếp, tiết kiệm được thời gian cũng như hạn chế được các rủi ro không đáng có.

Phân loại hợp đồng điện tử

Phân loại theo chủ thể, mục đích, nội dung

Các hợp đồng điện tử nhóm này có 3 loại chính.

Hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử là giao kết của người sử dụng lao động và người lao động về các vấn đề: điều kiện việc làm, tiền lương, quyền và nghĩa vụ mỗi bên,… dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy tờ, được sử dụng như là chứng cứ khi có tranh chấp.

Người lao động và người sử dụng lao động là chủ thể của hợp đồng lao động điện tử. Hai chủ thể không cần phải gặp mặt khi ký kết hợp đồng này.

Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự điện tử là sự thoả thuận giữa các bên chủ thể về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Đây là loại hợp đồng đề cập lợi ích hợp pháp của các bên chủ thể, phân chia quyền, nghĩa vụ cho các bên. Chủ thể chính của hợp đồng dân sự điện tử là cá nhân hoặc pháp nhân. Trong quá trình khởi tạo và ký kết không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Một số lĩnh vực không áp dụng hình thức điện tử đó là:

• Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc các bất động sản khác.
• Văn bản đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, văn bản thừa kế, giấy khai tử, hồi phiếu và các giấy tờ khác.

Hợp đồng thương mại điện tử

Nhìn chung hợp đồng thương mại điện tử có các đặc điểm pháp lý giống với hợp đồng thương mại thông thường:

• Chủ thể có ít nhất một bên là thương nhân, bên còn lại có tư cách pháp lý
• Lợi nhuận là mục đích của hợp đồng
• Hàng hoá là đối tượng của hợp đồng
• Quyền và nghĩa vụ các bên được thoả thuận qua các điều khoản
• Bao gồm hợp đồng mua bán và hợp đồng dịch vụ

Đặc biệt, hợp đồng thương mại điện tử được ký kết thông qua phương tiện điện tử mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Hợp đồng được thể hiện hoàn toàn dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Phân loại theo công nghệ

Hợp đồng truyền thống được đưa lên website

Đây là hợp đồng đã được soạn sẵn trên giấy, ở định dạng PDF, được đưa lên website để các bên tham gia ký duyệt. Thông thường sẽ có nút tick để các bên xác nhận đồng ý với các điều khoản, sau đó nhấn đồng ý hoặc không đồng ý ký hợp đồng.

Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử

Đây là loại hợp đồng tự động không có sự can thiệp hay soạn sẵn. Khi khách hàng nhập thông tin, máy tính sẽ tổng hợp và xử lý, sau đó hiển thị cho khách hàng cuối giao dịch. Để kết thúc, khách hàng phải nhấn xác nhận đồng ý. Bản sao lưu của hợp đồng điện tử này sẽ được chuyển về email hoặc số điện thoại của khách hàng.

Hợp đồng điện tử hình thành qua thư điện tử

Loại hợp đồng này sử dụng email để ký kết hợp đồng. Giao kết qua thư điện tử sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí, tuy nhiên có nhược điểm là tính bảo mật thấp, khó ràng buộc trách nhiệm của các bên.

>> Xem thêm: Top 5 phần mềm ký hợp đồng điện tử tốt nhất dành cho doanh nghiệp SME.

So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Điểm giống nhau của hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Hợp đồng điện tử cũng là sự thỏa thuận thống nhất ý chí giữa các bên. Dù là hợp đồng truyền thống hay hợp đồng điện tử thì chỉ hình thành khi các bên rõ ràng về quyền và nghĩa vụ. Cho nên sự thống nhất là điều quan trọng nhất.

Hợp đồng điện tử khi giao kết, thực hiện đều phải tuân thủ những chuẩn mực chung nhất, liên quan tới hình thức của hợp đồng, chủ thể của hợp đồng, điều kiện hiệu lực của hợp đồng, quy trình giao kết hợp đồng, chế độ trách nhiệm do vi phạm hợp đồng và giải quyết tranh chấp phát sinh nếu có.

Khi tiến hành giao kết, các bên chủ thể phải tuân thủ các nguyên tắc giao kết hợp đồng. Có hai nguyên tắc chính được quy định tại Điều 389 Bộ luật dân sự Việt Nam năm 2005 là nguyên tắc “Tự do giao kết hợp đồng nhưng không được trái pháp luật, đạo đức xã hội” và nguyên tắc “Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác, trung thực và ngay thẳng”.

Sự khác biệt giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống.

Tiêu chí	Hợp đồng điện tử	Hợp đồng giấy truyền thống
Căn cứ pháp lý	– Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 – Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử năm 2005 – Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 về thương mại điện tử – Bộ luật dân sự 2015 điều chỉnh tất cả các loại giao dịch và hợp đồng. Bao gồm cả các giao dịch và hợp đồng được ký kết bằng chữ ký sống và các giao dịch và hợp đồng được ký kết thông qua phương tiện điện tử	– Bộ luật Dân sự 2015 – Luật Thương mại 2005
Phương thức thực hiện	– Giao dịch bằng văn bản điện tử – Sử dụng chữ ký số (chữ ký điện tử) – Không cần gặp mặt trực tiếp	– Giao dịch bằng văn bản giấy tờ – Ký bằng chữ ký tay – Phải gặp mặt trực tiếp
Phạm vi áp dụng	Không áp dụng đối với: – Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất hoặc các bất động sản khác. – Văn bản đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, văn bản thừa kế, giấy khai tử, hồi phiếu và các giấy tờ khác.	Áp dụng cho mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực.
Nội dung của hợp đồng	Bên cạnh các nội dung bắt buộc như trong hợp đồng truyền thống, hợp đồng điện tử còn có các điểm khác biệt: – Địa chỉ pháp lý còn có địa chỉ e-mail, địa chỉ website, địa chỉ xác định nơi và ngày giờ gửi fax. – Các quy định về quyền truy cập, sửa đổi thông tin điện tử – Quy định về phương thức thanh toán các hợp đồng điện tử thông qua tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng,… – Các bên giao kết còn có thể thoả thuận các yêu cầu kỹ thuật, về chữ ký số, các điều kiện đảm bảo tính bảo mật.	Nội dung trong hợp đồng truyền thống cần đầy đủ các nội dung: – Đối tượng của hợp đồng; – Số lượng, chất lượng; – Giá, phương thức thanh toán; – Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; – Quyền, nghĩa vụ của các bên – Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; – Phương thức giải quyết tranh chấp.
Chủ thể tham gia giao kết	Bên bán, bên mua và bên thứ ba là các nhà cung cấp dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử.	Bên bán và bên mua

Quy trình ký hợp đồng điện tử

Về phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign

Quy trình ký hợp đồng điện tử

Tuỳ từng công ty, phần mềm mà quy trình ký sẽ được thiết lập khác nhau. Nhưng nhìn chung quy trình ký hợp đồng điện tử sẽ có 4 bước sau.

Bước 1: Khởi tạo hợp đồng điện tử

Ở bước này bạn cần tải lên file văn bản, tài liệu, hoặc khởi tạo hợp đồng theo các mẫu đã có sẵn trên hệ thống. Phân quyền người ký, xác định luồng ký hợp đồng cũng cần làm ở bước này.

Bước 2: Ký duyệt theo quy trình

Tại bước này các bên tiến hành đọc điều khoản hợp đồng rồi phê duyệt, hoặc ký số/ký điện tử theo luồng đã phân. Nếu không cùng hệ thống phần mềm, đối tác có thể nhận được hợp đồng qua email và tiến hành ký trên các thiết bị hiện có (laptop, tablet, mobile).

Bước 3: Kiểm tra và phân phối, lưu trữ hợp đồng đã ký

Sau khi hoàn tất quy trình ký, hệ thống sẽ gửi thông báo tới các bên tham gia thông qua phần mềm hoặc email. Bạn có thể chọn lưu trữ, tải xuống hoặc chia sẻ hợp đồng đã ký.

Về phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign

Cùng với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm hợp đồng điện tử với nhiều tính năng ưu việt dần ra đời, thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. CyberSign là giải pháp hợp đồng điện tử được nhiều khách hàng lựa chọn trong lộ trình chuyển đổi số của tổ chức, doanh nghiệp bởi các ưu điểm nổi bật:

• Cho phép quản lý quy trình văn bản nội bộ, hợp đồng điện tử
• Khởi tạo hệ thống tổ chức nhanh chóng
• Thiết lập quy trình nghiệp vụ linh hoạt
• Ký đa phương thức, đa nền tảng
• Dễ dàng theo dõi tiến trình
• Quản lý văn bản, tài liệu cá nhân
• Tích hợp hệ thống, ứng dụng nghiệp vụ doanh nghiệp

>> Xem thêm: Chuyên gia đánh cao phần mềm hợp đồng điện tử CyberSign.

CyberSign – phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử, đồng hành cùng doanh nghiệp trong lộ trình chuyển đổi số thành công. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, vui lòng liên hệ tổng đài 1900 2038 để được chúng tôi hỗ trợ kịp thời nhất.

Một số câu hỏi thường gặp

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

• Tổng đài CSKH: 1900 2038
• Hotline: 024.32.0000.77
• Website: https://cybersign.vn/
• Email: info@cyberlotus.com