Bạn hỏi – CyberSign trả lời: Chuyển hợp đồng điện tử sang văn bản giấy được không?

hợp đồng điện tử sang văn bản giấy

Sau khi ký kết hợp đồng điện tử, mặc dù hợp đồng đã được lưu trữ trên hệ thống, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn sẽ có nhu cầu chuyển đổi thành hợp đồng giấy. Chính vì thế, câu hỏi: Chuyển hợp đồng điện tử sang văn bản giấy được không là thắc mắc được nhiều người quan tâm. Vậy các quy định của pháp luật với vấn đề này thế nào? Cách chuyển đổi ra sao? Cùng CyberSign tìm hiểu dưới đây.

>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam

Tại sao cần chuyển hợp đồng điện tử sang văn bản giấy?

Chuyển đổi hợp đồng điện tử sang văn bản giấy được hiểu là việc chuyển đổi file hợp đồng điện tử thành bản giấy. Hiện nay, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy, được pháp luật công nhận và bảo hộ. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ có thể phát sinh nhu cầu chuyển đổi file điện tử thành hợp đồng giấy.

Một số trường hợp doanh nghiệp phát sinh nhu cầu chuyển đổi có thể kể đến như khi cần văn bản giấy để giao dịch với ngân hàng (theo quy định của ngân hàng) hoặc theo yêu cầu của khách hàng/ đối tác. Vậy hiện nay, pháp luật có quy định thế nào khi chuyển đổi file hợp đồng điện tử sang văn bản giấy và cách chuyển đổi ra sao?

Có thể chuyển hợp đồng điện tử sang văn bản giấy được không? Cách chuyển đổi thế nào?

Căn cứ Khoản 8, Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư đã giải thích từ ngữ “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. Như vậy với Hợp đồng điện tử khi được các bên đã ký tức là đã hình thành Bản gốc văn bản hay còn được gọi là “Bản gốc hợp đồng”.

Cũng tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tại Khoản 9, Điều 3 đã giải thích từ ngữ “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo ra từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Chẳng hạn như Khi Giám đốc ký vào 1 bản hợp đồng, sau đó đem bản hợp đồng có chữ ký đó đi photo và đóng dấu thì:

  • Bản có chữ ký khi được photo, đóng dấu và phát hành thì được gọi là bản chính văn bản.
  • Bản có chữ ký trực tiếp của Giám đốc là “Bản gốc văn bản”.

Căn cứ Khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định khi “Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản”.

Như vậy, theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi hợp đồng điện tử thành hợp đồng giấy. Giá trị pháp lý của 2 hình thức hợp đồng là hoàn toàn giống nhau.

Khi có nhu cầu, để chuyển đổi hợp đồng điện tử thành hợp đồng giấy từ thì doanh nghiệp thực hiện in bản Hợp đồng điện tử đã được ký số của hai bên ra giấy. Sau đó đóng dấu của cơ quan, tổ chức hai bên vào để hình thành Bản chính Hợp đồng giấy và phát hành.

Lưu ý: doanh nghiệp chỉ đóng dấu nếu bên ký là cơ quan, tổ chức.

Lời kết về Hợp đồng điện tử

Vậy Hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không? Câu trả lời là hoàn toàn có thể. Sau khi chuyển đổi thành công, doanh nghiệp có thể sử dụng bản hợp đồng giấy đã được chuyển đổi như các bản hợp đồng giấy truyền thống đã được kết kết trước đây.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn các quy định của pháp luật và cách chuyển đổi hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy. 

Câu hỏi thường gặp

Tại sao phải chuyển hợp đồng điện tử sang văn bản giấy?

Trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ có thể phát sinh nhu cầu chuyển đổi file điện tử thành hợp đồng giấy. Một số trường hợp doanh nghiệp phát sinh nhu cầu chuyển đổi có thể kể đến như khi cần văn bản giấy để giao dịch với ngân hàng (theo quy định của ngân hàng) hoặc theo yêu cầu của khách hàng/ đối tác.

Có thể chuyển hợp đồng điện tử sang văn bản giấy không?

Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi hợp đồng điện tử thành hợp đồng giấy. Giá trị pháp lý của 2 hình thức hợp đồng là hoàn toàn giống nhau.