Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử

Hình thức giao kết hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến đến hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức. Sử dụng hợp đồng điện tử thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống không chỉ tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian, mà còn giúp doanh nghiệp bạn quản lý tài liệu lâu dài. CyberSign xin hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử.

Dùng chữ ký nào để ký hợp đồng điện tử?

Để ký hợp đồng điện tử thì có rất nhiều loại chữ ký điện tử, người dùng cần lưu ý về quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng để chọn phương thức ký phù hợp nhất. Dưới đây là 3 loại chữ ký thường dùng để ký trong hợp đồng điện tử:

Ký hợp đồng bằng chữ ký số

Chữ ký số là loại chữ ký được sử dụng nhiều trong hợp đồng điện tử. Đây là một loại chữ ký điện tử, vậy nên nó được tạo ra bằng sự biến đổi các thông điệp dữ liệu thông qua một hệ thống mật mã không đối xứng. Khi sử dụng ký số, người dùng có thể sử dụng một thiết bị như USB Token để ký.

Thiết bị USB token này phải được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực thì mới có giá trị pháp lý. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân khi đăng ký sẽ có một chữ ký số riêng biệt để nhận biết và giao kết các hợp đồng điện tử.

Ký hợp đồng bằng chữ ký scan

Nếu không sử dụng chữ ký số, bạn có thể sử dụng ký scan để thực hiện giao kết hợp đồng điện tử. Chữ ký Scan được chuyển thành dạng điện tử sau khi ký tay trên hợp đồng giấy. Các bên có thể chuyển thành hợp đồng điện tử thông qua máy quét (scan) và gửi qua thư điện tử.

Ký hợp đồng bằng chữ ký ảnh

Khi bạn không có sự hỗ trợ của thiết bị USB Token để ký số hoặc máy scan, bạn có thể tận dụng ngay điện thoại hoặc thiết bị chụp ảnh để chụp ảnh chữ ký tay. Sau đó chuyển thành hình ảnh và chèn vào dữ liệu của hợp đồng điện tử. Khi đó hợp đồng điện tử có thể được gửi qua thư điện tử.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử

Tùy vào các bên tham gia trong hợp đồng mà hợp đồng điện tử sẽ có phương thức ký kết riêng. Có thể thông qua một phần mềm chung hoặc thông qua các phương tiện điện tử khác như website hoặc ký hợp đồng điện tử qua email,…Việc ký kết hợp đồng xảy ra khi hợp đồng được gửi thành công đến đối tác.

cách ký hợp đồng điện tử
Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử trong 03 bước

Hầu hết các loại hợp đồng điện tử trên thị trường sẽ được ký theo 3 bước dưới đây:

Bước 1: Bên cần ký hợp đồng truy cập email để xem hợp đồng điện tử

Sau khi tạo thành công phần mềm hợp đồng điện tử thì bên A sẽ phải gửi link hợp đồng cho bên B để ký. Thông thường sẽ gửi qua email. Để ký hợp đồng điện tử thì bên B phải mở email và xem hợp đồng.

– Mở email bằng máy tính, laptop, điện thoại,…Trường hợp ký hợp đồng bằng USB token thì phải mở hợp đồng bằng máy tính.

– Chọn nút “Xem tài liệu”.

– Đăng nhập link phần mềm hợp đồng điện tử bằng tên email và mã truy cập được gửi trong email.

– Xem nội dung các điều khoản và vị trí cần ký trong hợp đồng.

– Điền thông tin (nếu có vị trí yêu cầu).

>>Xem thêm: 05 lợi ích của hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua!

Bước 2: Rà soát kỹ hợp đồng

– Rà soát và đọc kỹ nội dung hợp đồng trước khi đến các bước tiếp theo.

– Đồng ý với điều khoản nào nhấn “Xác nhận”.

– Nếu không đồng ý với điều khoản nào nhấn “Từ chối”.

– Điền các thông tin liên quan (nếu có).

Lưu ý: 

Nếu có người dùng nhấn “Từ chối” thì hợp đồng sẽ bị dừng luồng ký mà không chuyển đến cho những người cần ký tiếp theo. Hệ thống phần mềm sẽ gửi thông báo cho người tạo hợp đồng và những người đã ký trước đó.

Người tạo cần chỉnh sửa lại hợp đồng theo yêu cầu, sau đó tiến hành ký tiếp. Chỉ khi tất cả các điều khoản đều được nhấn “Xác nhận” thì hợp đồng mới chuyển tiếp. Trường hợp đang ký dở và muốn hoàn thành sau thì nhấn “Lưu thao tác”

Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng điện tử

– Chọn biểu tượng bút ký trên hợp đồng

– Chọn hình thức ký: Ký bằng việc tải file ảnh có sẵn chữ ký hoặc người dùng ký bằng cách vẽ trực tiếp trên màn hình.

– Nhấn nút “Điền chữ ký vào hợp đồng”. Nếu muốn sửa chữ ký thì tiến hành vẽ lại hoặc tải lại file ảnh khác.

– Nhấn nút “Đồng ý với các điều khoản về văn bản điện tử”. Khi đó việc ký kết hợp đồng điện tử hoàn tất.

Các bên tham gia ký hợp đồng có thể tải xuống hợp đồng hoàn tất khi có đầy đủ chữ ký.

Trình ký hợp đồng điện tử trên phần mềm CyberSign

Bước 1:
Tại thanh menu, click menu Nghiệp vụ -> Chọn “Trình ký tài liệu”

Bước 2:
Chọn tài liệu muốn trình ký, click icon ở phần tác vụ 🡪 Hiển thị popup xác nhận.

hướng dẫn ký hợp đồng điện tử

Bước 3:
Click “Đồng ý” để gửi trình ký tài liệu thành công

Click “Hủy” để hủy bỏ hành động trình ký

Lời kết

Chỉ với 3 bước đơn giản, hợp đồng điện tử của doanh nghiệp bạn đã được duyệt và trình ký nhanh chóng. Ký điện tử là một giải pháp hiệu quả, hữu hiệu cho nhiều doanh nghiệp/tổ chức, nhất là trong thời kỳ nền kinh tế đang phục hồi và phát triển theo chiều hướng số hóa hiện nay.

CyberLotus tự hào khi phát triển phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign trên nền tảng đám mây giúp tổ chức, doanh nghiệp của bạn chuyển đổi số ngay hôm nay.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com