Ký hợp đồng điện tử: Xu hướng doanh nghiệp số

Xu hướng doanh nghiệp số không còn là điều mới lạ trong những năm gần đây, nhất là sau thời kỳ dịch Covid 19 bùng nổ. Ký hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp/tổ chức và cá nhân. Thay đổi phương thức ký trực tiếp sang hình thức “không chạm” là bước đệm đẩy quá trình “số hóa” thành công.

Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử, theo Điều 33, Luật giao dịch điện tử 51/2005/QH11 quy định: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.” Theo đó, hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền nghĩa vụ được gửi đi, nhận lại và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự).

Tại điều 385 Luật Dân sự 91/2015/QH13 quy định:

 “Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”. Đó là sự thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán, trao đổi, biếu tặng, cho vay, cho thuê, cho mượn tài sản hoặc về việc thực hiện một công việc; theo đó xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự giữa các bên trong hợp đồng.

Để hợp đồng điện tử có hiệu lực bao gồm: 

– Chủ thể tham gia hợp đồng dân sự phải đảm bảo có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và năng lực pháp luật dân sự phù hợp với loại hợp đồng đó. 

– Mục đích và nội dung của hợp đồng không được vi phạm điều cấm của pháp luật và không được trái với đạo đức xã hội. 

– Hình thức của hợp đồng không được trái với quy định của pháp luật.

– Ý chí của các bên khi thực hiện giao kết hợp đồng phải đảm bảo tính tự nguyện, tự do trong quá trình cam kết thỏa thuận.

Tại sao nên ký hợp đồng điện tử

Ký hợp đồng điện tử: Thay đổi phương thức làm việc

Nhìn lại nền kinh tế thế giới trong những năm gần đây, chúng ta có thể thấy tiến bộ vượt bậc của con người khi áp dụng công nghệ số vào trong sản xuất, kinh doanh, và cả trong đời sống hàng ngày. Việc thay đổi phương thức làm việc sang một trạng thái mới giúp con người tối ưu thời gian làm việc, nâng cao năng suất lao động.

Sử dụng hợp đồng điện tử thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống không còn là một điều mới lạ, nó đã trở thành một công cụ đắc lực, thay đổi hoàn toàn trạng thái hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp/tổ chức hay một cá nhân cụ thể. Với hoạt động ký số trên môi trường không giấy, hợp đồng điện tử có quy trình ký duyệt nhanh chóng. Không cần phải mất thời gian ký tay, phương pháp ký số đã thay thế hoàn toàn, giúp người dùng thay đổi cách thức làm việc, từ trạng thái bận rộn gặp gỡ nhiều đối tác cùng lúc, sang trạng thái vui vẻ thoải mái khi bất kỳ nơi đâu cũng có thể ký kết hợp đồng nhanh chóng, dễ dàng.

Hợp đồng điện tử không chỉ thay đổi  phương thức làm việc của các nhà quản lý, nó còn thay đổi cả quy trình làm việc của nhiều bộ phận liên quan khác. Nhân viên không cần phải mất thời gian trong việc mang và chờ duyệt hợp đồng trực tiếp đến nhà quản lý. Giờ đây chỉ cần bấm “Gửi”, hợp đồng điện tử sẽ được thông báo vào “phần mềm ký số và hợp đồng điện tử CyberSign” hoặc email. Các hợp đồng điện tử sẽ được phân loại rõ: “hợp đồng chờ ký”, “hợp đồng đã ký”, “hợp đồng bị từ chối”,…

Ký hợp đồng online: Quản lý đa chiều

Ký hợp đồng điện tử giúp người dùng quản lý hiệu quả hợp đồng của mình. Khi sử dụng hợp đồng giấy, ngoài chi phí giấy và mực in, doanh nghiệp còn phải trả thêm nhiều chi phí bên ngoài khác, như: chi phí tủ lưu trữ hợp đồng, chi phí quản lý, chi phí lưu kho… Với phần mềm hợp đồng điện tử, doanh nghiệp chỉ phải trả một khoản phí nhất định để mua phần mềm hợp đồng điện tử, và không phải trả thêm tiền cho các vấn đề trên.

Với không gian trên hệ thống lưu trữ đám mây không giới hạn, bạn có thể quản lý một cách đa chiều, không tốn thời gian, chi phí và công sức để theo dõi nhiều hợp đồng trực tiếp. Chỉ cần vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể kiểm tra hợp đồng và phân loại hợp đồng hiệu quả.Thay đổi cách thức quản lý tạo điều kiện cho việc tạo chế độ làm việc thông minh, đơn giản nhất. 

>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử CyberSign – Ký duyệt online chỉ trong 2 phút

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử: Bảo mật cao – không lo thất thoát hợp đồng

Vấn đề bảo mật hợp đồng không còn là nỗi lo lắng của nhiều người dùng. Các loại hợp đồng điện tử ra đời với nền tảng pháp lý vững chắc, tăng tính an toàn cho người dùng khi ký trên môi trường mạng. Ở Việt Nam, Quốc hội đã thông qua và ban hành Luật Giao dịch Điện tử (năm 2005), đặt ra  3 nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử: 

1. Các bên được thỏa thuận chọn phương tiện điện tử cho hợp đồng.
2. Hợp đồng điện tử phải tuân thủ Luật Giao dịch Điện tử và các quy định áp dụng cho hợp đồng truyền thống.
3. Các bên được thỏa thuận yêu cầu kỹ thuật, chứng thực và các điều kiện khác để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của hợp đồng.

Ký hợp đồng bằng chữ ký số

Với quy trình “không chạm”, hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số, đảm bảo an toàn, nhanh chóng, thuận lợi. Để đảm bảo an toàn trong các giao dịch điện tử, chữ ký số được sử dụng trong hợp đồng điện tử phải đáp ứng điều kiện đảm bảo an toàn cho ký số theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:

Điều 9. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức chức năng cung cấp.
3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Các tổ chức cung cấp chữ ký số:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

Quy trình ký hợp đồng điện tử trên CyberSign

Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign là giải pháp hợp đồng điện tử được nhiều khách hàng lựa chọn trong lộ trình chuyển đổi số của tổ chức, doanh nghiệp bởi các ưu điểm nổi bật:

• Cho phép quản lý quy trình văn bản nội bộ, hợp đồng điện tử
• Khởi tạo hệ thống tổ chức nhanh chóng
• Thiết lập quy trình nghiệp vụ linh hoạt
• Ký đa phương thức, đa nền tảng
• Dễ dàng theo dõi tiến trình
• Quản lý văn bản, tài liệu cá nhân
• Tích hợp hệ thống, ứng dụng nghiệp vụ doanh nghiệp

Quy trình ký hợp đồng điện tử trên phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign chỉ trong 3 bước đơn giản: 

• Bước 1: Tải lên văn bản, tài liệu
  Bạn có thể tải file sẵn lên hoặc từ biểu mẫu được soạn trước
• Bước 2: Ký duyệt theo quy trình “Trình ký”
  Phê duyệt hoặc ký điện tử, ký số theo luồng nghiệp vụ tuần tự hoặc song song
• Bước 3: Kiểm tra và phân phối file đã ký
  Xem nội dung file và kiểm tra chữ ký số trực tuyến rồi tải xuống, chia sẻ hoặc gửi mail tới người nhận.

Một số câu hỏi thường gặp

Lời kết

Chỉ cần vài bước đơn giản, hợp đồng điện tử đã gửi đến đối tác/khách hàng của bạn. Ký hợp đồng điện tử chính là xu hướng tạo nên doanh nghiệp số, giúp đẩy mạnh quá trình tiến đến “môi trường làm việc không giấy” của các doanh nghiệp/tổ chức nhanh hơn. Từ đó, thúc đẩy nền kinh tế số Việt Nam phát triển mạnh mẽ hơn, bắt nhịp nhanh với nhiều nước trên thế giới. 

CyberLotus sẽ luôn đồng hành cùng các tổ chức/doanh nghiệp, cá nhân trong quá trình chuyển đổi số. Mọi ý kiến thắc mắc cần giải đáp xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com