TOP 6 kỹ năng quản lý công việc bạn không thể bỏ qua

Kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng quản lý công việc là những kỹ năng không thể thiếu để kiểm soát và nâng cao hiệu quả công việc tốt nhất. Đó là những kỹ năng như thế nào? Cùng CyberSign tham khảo ngay bài viết dưới đây.

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc là một kỹ năng cá nhân gồm các hoạt động nhằm sắp xếp, tổ chức lại cụ thể từng công việc xảy ra trong hiện tại và cả trong tương lai, để công việc vừa đạt được hiệu quả tốt nhất lại vừa tiết kiệm được tối đa thời gian. 

Hay hiểu một cách đơn giản hơn, kỹ năng quản lý công việc chính là khi bạn tạo ra hoặc được nhận một công việc, bạn phải sắp xếp, quản lý công việc đó một cách hợp lý nhất. Bắt đầu từ những khâu chuẩn bị, theo dõi cho đến xử lý và hoàn thành công việc đều theo một kế hoạch đã được lên sẵn thật cụ thể và khoa học. Từ đó, công việc của bạn sẽ đạt được năng suất và hiệu quả tốt nhất.

Có những người sau làm việc 8 tiếng mỗi ngày, về nhà vẫn phải làm thêm đến hai, ba giờ sáng mà công việc vẫn còn dang dở, không thời gian dành cho bản thân và những người xung quanh. Nhưng bên cạnh đó lại có những người, cùng thời gian 8 tiếng đi làm mỗi ngày mà họ vẫn vừa hoàn thành công việc đúng hạn, lại vẫn có thời gian làm thêm những công việc khác. Điều này phụ thuộc vào cách chúng ta quản lý công việc. Chính vì thế, một người có kỹ năng quản lý công việc tốt không chỉ là chủ được thời gian mà còn làm chủ được bản thân trước mọi sự việc xảy ra.

Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Lợi ích của các kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng quản lý công việc sẽ đem lại cho chúng ta những lợi ích như sau:

Giúp hiểu tường tận, cụ thể công việc của mình

Khi bạn quản lý, sắp xếp tốt công việc, các thông tin liên quan sẽ được bạn nắm bắt rõ ràng, chính xác. Bạn sẽ biết được mình cần phải làm gì tiếp theo, thời gian như thế nào, trong bao lâu. Đồng thời cũng đưa ra những dự đoán về các sự cố có thể xảy ra và có cách xử lý dự phòng đúng đắn, nhanh chóng nhất.

Năng suất làm việc hiệu quả, nâng cao hơn

Kỹ năng quản lý công việc tốt sẽ giúp bạn phân chia nhóm công việc theo mức độ ưu tiên, tránh lãng phí thời gian. Nhờ đó, bạn có thể tập trung xử lý nhanh chóng những công việc quan trọng.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí

Việc sắp xếp công việc và hoàn thành công việc đó theo một kế hoạch khoa học, cụ thể sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đồng thời công việc vẫn đảm bảo được chất lượng tốt nhất. Bạn sẽ biết cách phân chia ngân sách của mình để cân đối cho từng công việc, nhiệm vụ phù hợp. Từ đó, vừa có thể tiết kiệm tối đa chi phí lại vừa không lo bị thiếu hụt tài chính về sau.

6 kỹ năng quản lý công việc để đạt hiệu quả tốt nhất

Lên kế hoạch cụ thể cho từng công việc

Phần lớn những công việc mà chúng ta đã, đang và sẽ làm trong một ngày sẽ có sự liên kết với nhau. Chính vì vậy, một kế hoạch làm việc cụ thể, chi tiết và khoa học cho từng công việc chính là cách giúp bạn hệ thống hóa lại toàn bộ công việc cần làm mà không bị bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào. Từ đó, bạn vừa có thể kiểm soát được khối lượng công việc cần làm, lại vừa đảm bảo được mức độ và kết quả hoàn thành công việc.

Đi cùng với lập kế hoạch chi tiết, hãy đặt mục tiêu cho từng công việc cụ thể. Mục tiêu ấy sẽ là động lực giúp bạn cố gắng hơn, làm việc hăng say hơn và đi đến đích một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, hãy phân loại công việc theo từng mức độ quan trọng. Những việc quan trọng, cấp thiết nhất, hãy ưu tiên hoàn thành đầu tiên, sau đó đến những công việc có tầm quan trọng thấp hơn, cần có thời gian làm việc dài hơn.

Quản lý và giới hạn thời gian cho công việc

Tại sao cùng một thời gian làm việc nhưng có người đạt được hiệu quả công việc đúng hạn, nhưng có người lại không làm xong? Điều đó phụ thuộc vào việc bạn sắp xếp, quản lý và giới hạn thời gian cho công việc như thế nào.

Với mỗi công việc, hãy đặt deadline hợp lý để hoàn thành. Một thời gian cụ thể cho mỗi công việc được đề ra sẽ tạo cho bạn động lực, thôi thúc bạn hoàn thành, hạn chế sự lề mề và trì hoãn của bản thân

Nhắc nhở công việc liên tục

Nếu bạn đang có một khối lượng công việc quá lớn và không thể quản lý hết được, hãy sử dụng những công cụ hỗ trợ nhắc nhở công việc. 

Bạn có thể sử dụng những ứng dụng nhắc nhở trên các thiết bị di động, hoặc tự tạo lời nhắc trên sổ, giấy ghi chú. Việc này sẽ giúp bạn quản lý công việc cụ thể, chính xác hơn, hoàn thành mọi công việc được giao mà không lo bị bỏ lỡ bất kỳ công việc nhỏ hay chi tiết nào.

Đánh giá công việc theo từng mức độ, từng giai đoạn

Sau mỗi giai đoạn làm việc, hãy dành thời gian đánh giá lại kết quả, mức độ của từng công việc. Điều này sẽ giúp bạn biết được những công việc mình đã hoàn thành, chưa hoàn thành, kết quả đạt được như thế nào và rút ra những kinh nghiệm cho những giai đoạn sau. Từ đó, góp phần củng cố và nâng cao chất lượng công việc, đạt hiệu quả công việc tốt nhất.

Sắp xếp công việc hợp lý, đúng thời điểm

Hãy sắp xếp cho bản thân thời gian làm việc hợp lý nhất. Ví dụ những công việc cần sự tập trung và ghi nhớ cao, bạn có thể tận dụng buổi sáng để hoàn thành công việc đó. Một công việc được tiến hành đúng thời điểm luôn mang lại cho hiệu suất cao hơn rất nhiều lần bình thường.

Không ôm đồm quá nhiều việc, sắp xếp thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Một công việc có thể đạt được hiệu quả cao nhất khi chúng ta có tinh thần làm việc thoải mái. Để có được tinh thần ấy, điều quan trọng là bạn phải sắp xếp được thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Sẽ rất tai hại nếu bạn làm việc quá sức, sức khỏe của bạn không chỉ bị suy giảm, dễ stress mà còn làm ảnh hưởng đến tiến độ cũng như kết quả công việc. 

Chính vì vậy, hãy dành cho mình những khoảng thời gian thích hợp để nghỉ ngơi, dành thời gian để chăm sóc cho bản thân sau những giây phút làm việc mệt mỏi.

Trên đây là những kỹ năng quản lý công việc bạn nên trang bị cho bản thân để đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất. Hy vọng, qua bài viết này, CyberSign sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích và cần thiết nhất.

Quý khách hàng có thể tham khảo CyberSign – Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử trên nền tảng điện toán đám mây. CyberSign là phải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số, hỗ trợ công việc của quý khách hàng được tiến hành một cách nhanh chóng, hiệu quả, khi làm việc từ xa. Đây cũng chính là một trợ thủ đắc lực cho các giao dịch trực tuyến của tổ chức, doanh nghiệp.

Nếu quý khách còn thắc mắc hoặc muốn tư vấn về phần mềm hợp đồng điện tử, hãy liên hệ ngay với CyberSign theo hotline 19002038 để biết thêm thông tin chi tiết.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com