Hướng dẫn ký văn bản điện tử bằng chữ ký số chi tiết nhất

Ký văn bản điện tử

Ký văn bản điện tử bằng chữ ký số là phương thức giao dịch nhanh chóng, tiện lợi và được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy ký văn bản điện tử bằng chữ ký số như thế nào? Cùng CyberSign tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé.

Văn bản điện tử là gì?

Căn cứ vào Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định về văn bản điện tử như sau:

“Văn bản điện tử là những dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ các văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf”. Văn bản điện tử thể hiện chính xác và toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.”

Hiểu theo cách đơn giản hơn, văn bản điện tử là những văn bản được thể hiện thông qua các dữ liệu điện tử đã được lập trình sẵn trên các thiết bị công nghệ như máy tính hay điện thoại. Văn bản điện tử được tạo dưới dạng trực tuyến hoặc được quét scan từ các loại giấy tờ giấy sang dạng hình ảnh hoặc định dạng dưới dạng .doc hoặc .pdf. Văn điện tử phải đảm bảo nội dung y nguyên, toàn vẹn và chính xác như văn bản giấy.

Chữ ký số là gì?

Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP về Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và Dịch vụ chứng thực chữ ký số, quy định về chữ ký số như sau:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

  • Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
  • Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số chính là thiết bị điện tử được mã hóa, bao gồm toàn bộ thông tin, dữ liệu của một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Bổ sung mục đích, có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay/con dấu,…

Ký văn bản điện tử bằng chữ ký số
Ký văn bản điện tử bằng chữ ký số

Ký văn bản điện tử bằng chữ ký số

Trường hợp văn bản điện tử được định dạng bằng file Word

Bước 1: Mở file Word cần ký số văn bản điện tử. Tại giao diện menu chính của file, ấn chọn mục Protect Document. Sau đó, tiếp tục chọn phần Add a Digital Signature.

Bước 2: Ngay sau đó, trên màn hình sẽ hiện lên bảng thông báo như hình bên dưới. Ấn OK để tiếp tục.

Bước 3: Lúc này, cửa sổ Digital Signatures sẽ hiện ra. Tiếp tục nhấn chọn Add để gán chữ ký số vào văn bản.

Bước 4: Tại cửa sổ Select Certificate, lựa chọn Tên người ký và ấn OK.

Bước 5: Nhập mật của của thiết bị USB Token đã được cài đặt và thiết lập sẵn. Sau đó ấn OK

Bước 6: Tiến hành kiểm tra chữ ký. Khi đã ký văn bản thành công, trên màn hình sẽ xuất hiện biểu tượng như hình bên dưới. Hãy kiểm tra bằng cách đặt con trỏ chuột lên biểu tượng đó. Nếu hiện lên dòng chữ “The document has been digitally signed” có nghĩa là văn bản điện tử vừa được ký số.

Trường hợp văn bản điện tử được định dạng bằng file PDF

Bước 1: Mở phần mềm Acrobat Reader DC, chọn File PDF cần kỳ và nhấn Open.

Bước 2: Tại màn hình giao diện, ấn vào mục Tool. Sau đó ấn chọn Open tại phần Certificates

Bước 3: Ấn chọn Digital Sign, sau đó nhấn chuột trái để khoanh lại vị trí cần ký. Ấn Continue để sang bước tiếp theo

Bước 4: Ngay sau khi màn hình hiển thị thông tin chữ ký số của người ký, bấm chọn Sign để thực hiện ký. Tiếp đó, ấn Save để lưu file

Bước 5: Tiến hành nhập mã pin của USB Token và ấn OK để hoàn thành ký văn bản điện tử

Ký số trên hợp đồng điện tử CyberSign

Sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử đã và đang trở thành một xu hướng ký kết giao dịch mới tại hầu hết các doanh nghiệp. Đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong thời đại số mới, CyberLotus đã không ngừng nâng cấp, cải thiện để khách hàng có thể ký số linh hoạt trên phần mềm hợp đồng điện tử.

CyberSign là phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử được thiết lập dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Với ứng dụng linh hoạt trên Cloud, CyberSign sẽ giúp bạn loại bỏ những loại giấy tờ và chữ ký truyền thống để chuyển đổi lên thành các văn bản điện tử và chữ ký số mới. CyberSign chính là trợ thủ đắc lực cho mọi giao dịch trực tuyến:

  • Quy trình từ ký, phê duyệt đến gửi văn bản điện tử đều diễn ra đơn giản, thuận tiện khi khách hàng làm việc từ xa với đồng nghiệp và đối tác.
  • Thiết lập một hệ thống nghiệp vụ linh hoạt, khoa học 
  • Khách hàng có thể trình ký và phê duyệt văn bản mọi lúc mọi nơi với phần mềm Cloud kết hợp với chữ ký số HSM trên mọi trình duyệt, mọi giao diện và mọi thiết bị
  • Tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian cho doanh nghiệp

Trên đây là hướng dẫn sử dụng chữ ký số trong trường hợp ký văn bản điện tử. Hy vọng, qua bài viết này, CyberSign sẽ cung cấp cho quý khách hàng những thông tin bổ ích và cần thiết nhất. Nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 19002308 để được tư vấn trực tiếp.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com