Mỗi doanh nghiệp đều có một quy trình vận hành, quản lý, kiểm soát riêng biệt nhằm giúp cho hoạt động kinh doanh, sản xuất trở nên chính xác nhất. Những giải pháp tốt nhất sẽ được ứng dụng vào để phát triển doanh nghiệp hơn trong tương lai. Dưới đây cùng CyberSign tìm hiểu quy trình 7 bước kiểm soát doanh nghiệp SMEs hiệu quả.

Xác định mục tiêu cuối cùng

Bước đầu tiên nằm trong quy trình bảy bước kiểm soát doanh nghiệp là xác định mục tiêu cuối cùng đạt được là gì? Để kiểm soát doanh nghiệp một cách tốt nhất cần thực hiện những điều sau:

• Lập kế hoạch cụ thể để có thể đạt được năng suất tốt và tiết kiệm chi phí: nhiều doanh nghiệp không nỗ lực hết sức vì họ tin rằng kế hoạch sẽ có thay đổi trước khi bắt đầu sản xuất. Một điều phải khẳng định rằng mọi thứ đều trở nên hữu ích khi bạn lập kế hoạch nhằm tối ưu hóa hiệu quả và thành công trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chú ý về công suất làm việc thiếu tải hoặc quá tải trong một tháng: điều quan trọng để quản lý điều này là khả năng lập kế hoạch nhanh chóng và chính xác để các nhân viên của doanh nghiệp tiếp tục làm việc, sản xuất một cách trơn tru nhất.

Đặt mục tiêu thực tế

Các mục tiêu được sử dụng và tạo ra từ kế hoạch phải vừa thực tế vừa có thể đạt được. Để làm điều này, bạn phải liệt kê việc mà bạn có thể lập kế hoạch trước một cách hợp lý và cho phép một số trường hợp có những điều không mong muốn.

Đây là nơi bắt đầu các vấn đề thực sự đối với nhiều doanh nghiệp. Kế hoạch phải được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.

Khi bắt đầu sản xuất, bạn có thể nhận ra rằng một số dây chuyền có quá nhiều thay đổi về kiểu dáng và sẽ không đạt được hiệu quả trung bình theo kế hoạch nên bắt đầu tụt lại so với kế hoạch. Những vấn đề này tốn thời gian quản lý và nhiều vấn đề sẽ gây ra những thay đổi đối với kế hoạch. Và một số, trong trường hợp xấu nhất, bạn sẽ phải trả giá do mất hiệu quả, làm thêm giờ hoặc tệ nhất là bị phạt giao hàng trễ.

Trao quyền và giao tiếp trong kiểm soát doanh nghiệp

Khi kế hoạch được hoàn thành, bước tiếp theo là thông báo các mục tiêu cho những người/ bộ phận chịu trách nhiệm đạt được chúng. Điều này bao gồm bán hàng, bán hàng, mẫu, phòng thí nghiệm và nhóm phát triển, mua hàng, trưởng bộ phận sản xuất (cắt, in, thêu, giặt, v.v.) và các bên bên ngoài, chẳng hạn như người mua và quảng cáo bên thứ ba.

Giao tiếp và điều phối là hai từ dễ nói, nhưng trong cuộc sống thực thì không dễ thực hiện như vậy… Các doanh nghiệp, không có kế hoạch, phụ thuộc rất nhiều vào bảng tính và email để chia sẻ thông tin.

Cách làm việc thủ công này được thực hiện như sau:

• Mỗi bộ phận phải xác định kế hoạch chi tiết của mình từ kế hoạch sản xuất tổng thể khá cơ bản.
• Các kế hoạch thường dựa trên các quy tắc cơ bản, ví dụ: “sẵn sàng bắt đầu cắt giảm 35 ngày trước ngày giao hàng”. Tuy nhiên, bởi vì có nhiều phong cách và đơn đặt hàng, trong thực tế, mỗi bộ phận đặt ra các ưu tiên riêng của họ.
• Đó là một công việc quan trọng để đảm bảo tất cả các phòng ban đều được cập nhật nếu bất kỳ lúc nào cần phải thực hiện các thay đổi đối với kế hoạch tổng thể.
• Kiểm soát phiên bản trở thành một vấn đề đau đầu.
• Rất nhiều công việc thủ công, sai sót, thiếu thông tin nhầm lẫn về mức độ ưu tiên.

Cập nhật trạng thái

Một khi bạn bắt đầu thực hiện kế hoạch, điều cần thiết là bạn phải có một bức tranh rõ ràng về vị trí của bạn. Điều này có nghĩa là bạn phải nhận được cập nhật hàng ngày về những gì đã được hoàn thành (ví dụ như mẫu đã được phê duyệt, đồ cần được gửi, vải và đồ trang trí đã nhận), những đơn đặt hàng nào đã được cắt, bạn đã sản xuất bao nhiêu ngày hôm qua và những gì vừa được giao.

Ngoài việc cập nhật những gì đã hoàn thành, việc cập nhật các vấn đề đã được dự đoán trước cũng rất cần thiết, vì vậy nếu bạn có thể thấy rằng không thể đạt được mục tiêu (ví dụ: công suất in subcon sẽ giảm vào tháng 6, tài liệu sẽ bị trì hoãn, phê duyệt mẫu sẽ lâu hơn một tuần, công suất máy sẽ bị mất do kế hoạch cắt điện). Bạn cũng phải suy nghĩ trước, chủ động và chia sẻ thông tin này với nhóm lập kế hoạch.

Báo cáo trường hợp và vấn đề

Sau khi thực hiện xong quy trình cập nhật hàng ngày được mô tả, nhóm lập kế hoạch cần phải phân tích và làm nổi bật các khu vực đã xảy ra các thay đổi, sự chậm trễ, thất bại và hiệu suất thấp hơn hoặc quá mức so với kế hoạch. Những lĩnh vực này sau đó cần được xem xét và nếu được yêu cầu, sẽ báo cáo cho nhóm quản lý cấp cao.

Đối với một doanh nghiệp, điều này thường liên quan đến một đội ngũ lớn gồm các nhà bán hàng và các nhà điều hành kế hoạch làm việc không ngừng, sàng lọc qua nhiều nguồn dữ liệu, kiểm tra chéo để xem kế hoạch đã được đáp ứng chưa, đồng thời nêu bật bất kỳ vấn đề nào và tìm ra giải pháp, trước khi bắt đầu thực hiện lại kế hoạch.

Lập kế hoạch lại

Doanh nghiệp lập kế hoạch cần điều chỉnh kế hoạch mới nhất để phản ánh đúng thực tế, trong đó các chỉ tiêu không thể đạt được hoặc đã bị đánh bại, sau đó lập kế hoạch lại để giải quyết mọi vấn đề hoặc giảm thiểu thiệt hại cho hiệu quả kinh doanh.

Để thực hiện việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả, cần phải lập kế hoạch ‘nếu xảy ra‘ để nhanh chóng mô hình hóa các ý tưởng khác nhau, với các cảnh báo động để cảnh báo các vấn đề. 

Một điều cần thiết là có thể tính toán và nhìn thấy tác động của các thay đổi – điều này có nghĩa là nếu bạn di chuyển một lệnh trở lại, bạn sẽ thấy ảnh hưởng đối với lệnh đó và bất kỳ lệnh nào khác bị ảnh hưởng bởi thay đổi.

Phân tích KPI

Cuối cùng là phân tích lại KPI của quá trình kiểm soát là sử dụng tất cả dữ liệu thu thập được để theo dõi hiệu suất so với mục tiêu – tức là bạn có đạt được những gì bạn định làm không.

Đây là thông tin mạnh mẽ (BIG DATA) vì dữ liệu có nhiều công dụng, chẳng hạn như cung cấp hướng dẫn và thúc đẩy nhóm, đảm bảo bạn đang đi đúng hướng và chưa đúng chỗ, cho phép bạn tập trung vào việc cải thiện các lĩnh vực phù hợp .

Khi hoàn thành KPI cùng sự học hỏi, nó mang lại cho bạn hiệu suất thực tế có thể được sử dụng để cập nhật các mục tiêu, thiết lập kế hoạch trong tương lai nhằm làm cho kế hoạch chính xác và thực tế hơn cho các đơn đặt hàng trong tương lai.

CyberSign hỗ trợ kiểm soát doanh nghiệp SMEs hiệu quả

CyberSign là ứng dụng ký số và văn bản điện tử trên Cloud giúp cho việc quản lý, kiểm soát doanh nghiệp từ xa trở nên đơn giản hơn. CyberSign giúp đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đối với các giao dịch online. Đồng thời giải pháp này còn có các chức năng phân quyền người dùng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát công việc một cách hiệu quả và thuận tiện nhất. CyberSign là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline 1900 2038 để được tư vấn và hỗ trợ.

Đọc thêm bài viết liên quan tại: https://cybersign.vn/5-ki-nang-nay-de-quan-ly-cong-viec-hieu-qua-nhat/