Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email

Việc giao dịch, ký kết hợp đồng dưới dạng điện tử mang đến nhiều thuận lợi và không còn xa lạ với các doanh nghiệp. Thực hiện ký kết hợp đồng điện tử qua email không cần gặp mặt trực tiếp là một giải pháp tối ưu và không gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc. 

Cùng CyberSign tìm hiểu ngay Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email ở bài viết dưới đây!

Tìm hiểu khái niệm “Hợp đồng điện tử”

Khái niệm “hợp đồng điện tử” là hợp đồng mà được tạo lập, gửi đi, nhận và thực hiện hợp đồng theo phương thức điện tử. Hợp đồng điện tử bao gồm các thông điệp dữ liệu được trao đổi và xác nhận giữa các bên tham gia hợp đồng. Việc giao kết hợp đồng điện tử chủ yếu thông qua hình thức online.

Hợp đồng điện tử tiện lợi hơn so với hợp đồng giấy truyền thống, tiết kiệm công sức, thời gian, tiền bạc trong quá trình giao kết hợp đồng. Mọi người có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều thiết bị khác nhau: điện thoại, laptop, máy tính,…

Hợp đồng điện tử được ký xác nhận thông qua chữ ký điện tử. Đây cũng là khác biệt lớn so với hợp đồng truyền thống.

Giá trị pháp lý của hợp đồng qua Email

Theo quy định tại Điều 33 Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định Hợp đồng điện tử:

Điều 33. Hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.

Điều 10. Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu
Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.

Như vậy hợp đồng giao kết bằng email vẫn phát sinh hiệu lực. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng email.

Điều kiện giao kết hợp đồng điện tử qua Email

Để hợp đồng có hiệu lực, phải có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua Email phù hợp với Luật Giao dịch điện tử. Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email, bao gồm nhân lực, phương tiện và quy chế quản lý. Nhân lực tham gia phải thực sự trung thực, cẩn trọng và mẫn cán. Phương tiện phải hiện đại bảo đảm chất lượng, quy chế quản lý phải chặt chẽ và đầy đủ.

Các bên phải thống nhất được với nhau về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng qua fax trong đó phải thỏa thuận rõ về điều kiện để tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, tính toàn vẹn của dữ liệu, quy trình khởi tạo dữ liệu qua fax, quy trình gửi, quy trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, quy tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…

Các bên phải đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ…

Các bên phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email tùy theo tính chất của từng giao dịch.

Ngoài ra, cùng với việc giao dịch bằng email, thì giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,.. Đây là các phương tiện liên lạc phụ trợ làm tăng thêm tính minh bạch và tính chứng cứ của giao dịch.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email

Nhiều khách hàng chưa quen với việc ký kết hợp đồng trực tuyến với nhiều hình thức khác nhau. Thực chất, hiện nay các đơn vị cung cấp điện nước, điện thoại, mính tính,…đã chuyển qua sử dụng hợp đồng điện tử. Hình thức giao kết này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí mua giấy hay tiết kiệm thời gian đi lại. Vì vậy, ký kết hợp đồng điện tử qua email sẽ giúp người dùng đa dạng các phương thức ký, tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.

Các bước ký hợp đồng điện tử qua email

Bước 1: Người ký mở Email, truy cập đường link hợp đồng điện tử

Ở bước này, người dùng có thể truy cập để xem xét hoặc ký hợp đồng từ các thiết bị: máy tính, tablet, smartphone…Trường hợp người dùng muốn ký hợp đồng bằng USB token, phải sử dụng máy tính để nhận thiết bị USB token để phục vụ việc ký số.

Sau khi truy cập đường link hợp đồng, Hệ thống hiển thị giao diện như hình -> Nhập “ID văn bản” và “Mã tra cứu” đã được cung cấp trong email gửi đến -> Nhấn nút “Tra cứu” để hiển thị thông tin chi tiết hợp đồng cần ký.

Hệ thống sẽ hiển thị nội dung hợp đồng.

Bước 2: Xem xét hợp đồng

Xem xét hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Xem xét” hợp đồng cần rà soát và xác nhận đồng ý với nội dung hợp đồng trước khi  ký hợp đồng điện tử

Bước 3: Ký hợp đồng

Ký hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Ký” hợp đồng cần rà soát nội dung hợp đồng và ký ảnh hoặc ký điện tử lên hợp đồng.

– Ký hợp đồng điện tử:

+Giữa cá nhân và doanh nghiệp.
+Giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp.

– Hình thức ký +Cá nhân có thể sử dụng máy tính, tablet, smart phone ký hợp đồng điện tử.

+ Doanh nghiệp sử dụng USB token ký hợp đồng.

– Đối với với cá nhân sẽ nhận được mã OTP gửi về Email hoặc SMS, sau đó cá nhân dán mã OTP vào ô ký số và click xác nhận để ký hợp đồng.

– Đối với doanh nghiệp tải phần mềm ký số về máy giải nén, cắm USB token, chọn đúng chữ ký số của doanh nghiệp nếu USB token chưa cài đặt thì cài đặt , nhập mã Pin và ký hợp đồng.

Ký hợp đồng điện tử trên phần mềm CyberSign

Quy trình ký số hợp đồng điện tử trên phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign chỉ trong vài bước đơn giản:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống 🡪 Click chọn “Ký số”

Bước 2: Click “Chọn file tải lên”

Bước 3:

-Di chuyển khung đến vị trí muốn đặt chữ ký

-Click để xác nhận vị trí ký

Bước 4: Sau khi xác nhận vị trí đặt chữ ký, bạn hãy chọn “Chứng thư số” để ký

Bước 5:

Click “Ký số” để thực hiện ký tài liệu

Hoặc click “Hủy bỏ” để hủy bỏ hành động ký tài liệu.

Lời kết

Như vậy, với quy trình ký kết đơn giản qua email, hợp đồng điện tử đã được gửi đến các đối tác khách hàng nhanh chóng. Sử dụng hợp đồng điện tử đang dần trở thành xu thế công nghệ thời kỳ “số hóa” hiện nay. Để giải đáp thắc mắc liên quan đến hợp đồng thương mại điện tử hoặc tìm hiểu về phần mềm CyberSign, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi. Hoặc theo dõi các bài viết và tin tức khác trên website cybersign.vn

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com