Nắm vững các bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp

Trong mọi lĩnh vực, nếu tổ chức/doanh nghiệp muốn hoạt động trơn tru, hiệu quả và tiết kiệm chi phí thì việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Các thông tin bổ ích về quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ được CyberSign giải đáp qua bài viết dưới đây.

Quy trình vận hành doanh nghiệp là gì?

Quy trình vận hành là gì?

Quy trình vận hành được hiểu là tập hợp các nguyên tắc, nhiệm vụ nhân viên cần tuân thủ thực hiện theo lộ trình/tuần tự nhất định nhằm đạt được mục tiêu chung mà doanh nghiệp đề ra.

Quy trình vận hành cũng có thể thay đổi theo tính chất công việc hoặc các dự án khác nhau để phù hợp và thích nghi với sự biến động của môi trường xung quanh.

Tầm quan trọng của quy trình vận hành doanh nghiệp

Quy trình vận hành có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Có thể kể đến:

• Giúp nhân viên xác định rõ công việc cần làm và trình tự thực hiện
• Cấp quản lý phân công lao động rõ ràng
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp
• Tăng lợi thế cạnh tranh

Quy trình vận hành doanh nghiệp được xây dựng đảm bảo chất lượng, năng suất và tiến độ công việc, tạo ra môi trường làm việc chuẩn mực, chuyên nghiệp. Qua đó doanh nghiệp được hưởng các lợi ích như: 

• Hiệu suất làm việc tăng lên
• Nhân viên năng động và làm việc hiệu quả hơn
• Giảm thiểu các vấn đề phát sinh khi quy trình đã được chuẩn hóa theo một trình tự nhất định.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian.

Phân loại quy trình trong doanh nghiệp

Quy trình trong doanh nghiệp có thể chia thành 4 nhóm như sau:

• Quy trình quản lý vận hành
• Quy trình quản lý khách hàng
• Quy trình đổi mới
• Quy trình về xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước

Công việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp tốn thời gian do đòi hỏi nhiều kỹ năng và công sức thực hiện.

Theo năm tháng, quy mô doanh nghiệp tăng lên, số lượng nhân sự và khối lượng công việc cũng tăng lên. Do vậy, doanh nghiệp nếu không có quy trình vận hành thì sẽ đe dọa đến tiến độ công việc và kết quả mục tiêu đề ra. 

Các bước tạo dựng và kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Xác định nhu cầu trong quy trình vận hành doanh nghiệp

Bước đầu tiên, bước nền tảng khi xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp chính là xác định nhu cầu để xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp.

Xác định nhu cầu là yếu tố đầu tiên bởi vì doanh nghiệp xác định đúng nhu cầu mới có thể thiết lập, xây dựng quy trình vận hành phù hợp với quy mô tổ chức. Các cấp lãnh đạo sẽ phân tích, nghiên cứu, đánh giá lại hạng mục đảm bảo quy trình vận hành được thực hiện kịp thời.

Những nhu cầu cơ bản khi xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp có thể là thiết lập lại hệ thống, nâng cấp trang thiết bị sử dụng trong quy trình vận hành, cơ cấu lại bộ máy quản lý hoặc nhân sự,… 

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu cho quy trình vận hành doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào cũng cần xây dựng, hệ thống mục tiêu cụ thể, rõ ràng và phù hợp. 

Quy trình làm việc được thiết lập các mục tiêu còn giúp doanh nghiệp nâng hiệu suất làm việc, công việc hoàn thành đúng tiến độ. Ngoài ra, mục tiêu còn là nền tảng cho mọi quyết định cũng như tiến trình quản lý của tổ chức, doanh nghiệp.

Bước 3: Xác định đối tượng thực hiện quy trình vận hành

Sau khi đã thiết lập các mục tiêu cụ thể, bước kế tiếp bạn phải xác định các đối tượng thực hiện theo các chỉ tiêu như sau:

• Ai là người sẽ làm và tuân thủ quy trình vận hành công việc được đề ra?
• Phạm vi được áp dụng quy trình như thế nào? (công ty, phòng ban, bộ phận hay từng cá nhân cụ thể)
• Thời gian quy trình được thực hiện trong bao lâu sẽ phải nâng cấp?
• Khu vực địa lý, chi nhánh, vùng kinh doanh nào của các tổ chức/công ty/doanh nghiệp được áp dụng quy trình?

Bước 4: Xây dựng bản mô tả các bước của quy trình

CyberSign giới thiệu cho quý bạn đọc một công thức được sử dụng nhiều nhất trong quy trình vận hành doanh nghiệp phổ biến hiện nay đó là mô hình 5W – H – 5M.

Công thức sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hệ thống lại, đưa ra các phương pháp điều phối, kết hợp nguồn lực hợp lý. Từ đó đẩy nhanh tiến độ hoàn thành của mục tiêu chung. Đặc biệt những nhà quản lý hay lãnh đạo cần nắm rõ các nhiệm vụ cơ bản mà nhân sự phải làm để đốc thúc và giao việc nhanh chóng nhằm đạt hiệu quả cao hơn. Mô hình 5W – H – 5M được tóm tắt như sau:

Công thức	Chú giải
5W	What: Công việc tại đây là gì? Why: Tại sao phải thực hiện công việc và mục tiêu là gì? Who: Ai là người chịu trách nhiệm và thực hiện công việc này? Where: Vị trí, địa điểm, nơi thực hiện công việc ở đâu? When: Khi nào bắt đầu thực hiện và hoàn thành công việc?
H	How: Cách thức thực hiện như thế nào?
5M	Man: Nguồn lực nhân sự Money: Nguồn lực tài chính Material: Nguồn lực về cung ứng Machine: Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc Method: Cách thức thực hiện công việc

Bước 5: Xây dựng hệ thống quy tắc, điều lệ, hướng dẫn thực hiện quy trình chung

Khi doanh nghiệp đã thiết lập xong bản mô tả các quy trình, các nhà quản lý hoặc lãnh đạo cần hệ thống lại các quy tắc, điều lệ, hướng dẫn quy trình chung.

Việc xây dựng hệ thống quy tắc, điều lệ, hướng dẫn giúp nhân sự nắm rõ, thực hiện đúng theo quy định, hướng dẫn đề ra và cấp lãnh đạo theo dõi, quản lý quy trình dễ dàng.

Bước 6: Lựa chọn phương pháp kiểm soát quy trình làm việc hợp lý

Nhà lãnh đạo, cấp quản lý cần phải lựa chọn một phương pháp kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc theo quy trình, quản lý dễ dàng và điều chỉnh cho phù hợp. Các cách kiểm soát quy trình bao gồm: thông qua tài liệu Excel, bố trí thêm người quản lý và giám sát, kiểm tra thường xuyên, khảo sát ý kiến nhân viên,… 

Tuy nhiên, việc kiểm soát quy trình như trên chỉ áp dụng đối với các tổ chức/doanh nghiệp có quy mô lớn và có nguồn lực tài chính. Đối với các doanh nghiệp/tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, việc bố trí thêm người quản lý, tổ chức hoạt động khảo sát nhân viên là điều không cần thiết và tốn kém chi phí. Vậy làm sao để các doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện và kiểm soát tốt quy trình vận hành một cách hiệu quả?

Bước 7: Vận hành doanh nghiệp dễ dàng cùng CyberSign

Bắt nhịp với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, CyberLotus đã nghiên cứu và phát triển thành công Phần mềm ký số văn bản & hợp đồng điện tử CyberSign. Phần mềm tiên tiến, hiện đại giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng xây dựng và quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp, cùng các tính năng vượt trội như sau:

• Xây dựng quy trình tạo lập, ký duyệt văn bản nhanh chóng
• Khởi tạo hệ thống tổ chức, phân quyền người dùng nội bộ doanh nghiệp
• Quản lý cây tổ chức giúp sắp xếp người dùng là nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp một cách khoa học
• Quản lý chức danh nhằm định nghĩa các chức danh cho người dùng, phù hợp với mô hình quản lý của tổ chức, doanh nghiệp

Phần mềm hỗ trợ “đắc lực” cho cấp lãnh đạo, nhà giám sát doanh nghiệp kiểm soát, thực hiện các công việc tuần tự trên phần mềm dễ dàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hãy Dùng thử ngay hôm nay.

Lời kết

Hy vọng bài viết của CyberSign đã giúp quý bạn đọc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 2038 để được tư vấn và giải đáp kịp thời.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com