Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số

Chúng ta đã nghe rất nhiều về thuật ngữ “ số hóa”, “chuyển đổi số”, tầm quan trọng của “số hóa”, “chuyển đổi số” đối với doanh nghiệp trong những năm gần đây, và đặc biệt sau đại dịch Covid 19, thì những thuật ngữ này ngày càng xuất hiện dày đặc trên báo chí hơn. Và trong cơn  đại dịch này, lại là một minh chứng rất rõ cho tầm quan trọng của việc số hóa và chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên trên thực tế, không phải ai cũng hiểu rõ và phân biệt được sự khác biệt giữa 2 thuật ngữ này. Việc phân biệt các khái niệm này là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc quyết định áp dụng như thế nào, mức độ ưu tiên và liên quan thế nào đến chiến lược phát triển doanh nghiệp trong tương lai

1. Số hóa là gì ?

Số hóa là việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi những thứ không phải là kỹ thuật số thành định dạng hoặc thao tác kỹ thuật số.

Ví dụ : Scan tài liệu giấy và lưu nó dưới dạng tài liệu kỹ thuật số (file PDF chẳng hạn). Và sau đó hệ thống máy tính có thể sử dụng các file tài liệu kỹ thuật số này cho các mục đích khác.

Hoặc như trong các thiết bị đo được sử dụng trong sản xuất, thì kết quả của phép đo sẽ được chuyển đổi từ số đọc thủ công hoặc cơ học sang số đo điện tử. Và kết quả đó có thể nối với một phần mềm nào đó để sử dụng số liệu kết quả này để xử lý các quá trình tiếp theo.

Hiện nay số hóa thường được áp dụng trong doanh nghiệp dưới hình thức số hóa dữ liệu lưu trữ của doanh nghiệp. Với việc áp dụng này, sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí lưu trữ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ thông tin nhanh chóng, tăng cường khả năng bảo mật thông tin, tránh việc hư cũ tài liệu trong quá trình lưu trữ lâu dài, và đặc biệt sẽ là một bước đệm cho việc chuyển đổi số của doanh nghiệp sau này.

Và nhờ vào số hóa mà doanh nghiệp có thể cải thiện một số qui trình của mình một cách tự động hóa để tối ưu hóa chi phí vận hành. Ví dụ như : tạo ra qui trình tự động về đơn đặt hàng, tự tạo mã đơn hàng, tự động chuyển đơn hàng đến các bộ phận liên quan để xử lý, thay vì phải làm thủ công như gửi email, gọi điện thoại .. như trước đây, các dữ liệu tự động để về hệ thống mà không cần người nhập….

2. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số được hiểu là việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, tận dụng công nghệ để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp những giá trị mới cho khách hàng, từ đó tăng vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.

Vì vậy việc áp dụng chuyển đổi số cũng sẽ  tác động đến văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải sẵn sàng đổi mới và chấp nhận thất bại trong giai đoạn đầu thử nghiệm.

Tại Việt Nam, khái niệm “chuyển đổi số” thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ số mới trong lĩnh vực như : Big data, Internet vạn vật, …

Hiện nay có rất  nhiều lĩnh vực áp dụng chuyển đổi số như marketing (digital marketing), công nghiệp sản xuất, ngân hàng, dịch vụ …

3. Sự khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa :

Giống nhau:

Chuyển đổi số và số hóa có cùng một điểm giống nhau là áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp thông qua việc thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Khác nhau :

Số hóa và Chuyển đổi số khác nhau ở yếu tố con người và giá trị bền vững. Khác với Số hóa, Chuyển đổi số không đơn giản chỉ đòi hỏi doanh nghiệp áp dụng thật nhiều công nghệ tiên tiến vào quy trình vận hành.

• Đầu tiên, bản thân quy trình làm việc và toàn bộ đội ngũ nhân lực từ bậc lãnh đạo đến các cấp nhân viên phải được “cải tạo” lại để trở nên linh hoạt hơn, thành thục về công nghệ hơn.
  • Thứ hai, chuyển đổi số là một nỗ lực cần được lên kế hoạch chi tiết và cần rất nhiều thời gian để thực hiện (3-5 năm). Không như Số hóa, Chuyển đổi số không thể hoàn thiện chỉ trong một dự án đơn lẻ. Do vậy, có thể nói một lộ trình Chuyển đổi số sẽ bao gồm nhiều dự án Số hóa. Ngoài ra, tính bền vững của Chuyển đổi số còn thể hiện ở nhiều yếu tố khác như việc tích hợp các công nghệ với nhau và việc đáp ứng nhu cầu cũng như sự kỳ vọng của khách hàng.

Nếu coi Số hóa dữ liệu và Số hóa quy trình là bước thứ nhất và thứ hai. Chuyển đổi số sẽ là bước thứ ba trong công cuộc bứt phá của doanh nghiệp trong nền kinh tế 4.0.

	Số hoá dữ liệu	Số hoá quy trình	Chuyển đổi số
Khái niệm	Chuyển đổi thông tin, dữ liệu từ dạng vật lý, analog sang định dạng kỹ thuật số	Từ dữ liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để đơn giản hoá quy trình làm việc.	Tận dụng dữ liệu và quy trình được số hoá để tạo ra mô hình hoạt động kinh doanh mới, đem lại những cơ hội và giá trị mới cho tổ chức, doanh nghiệp
Ví dụ	Doanh nghiệp chuyển hoá đơn giấy thành file PDF để lưu trữ	Doanh nghiệp đưa hoá đơn giấy vào quy trình phê duyệt thanh toán chi phí	Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử tích hợp với hệ thống quản trị ERP để xuất, lưu trữ hoá đơn tự động, phân tích các khoản mục chi phí, doanh thu …
Vận hành	Quy trình thủ công	Quy trình bán tự động	Quy trình tự động

CyberSign – Phần mềm ký số và quản lý các văn bản điện tử – một trong các sản phẩm nằm trong bộ giải pháp về số hoá và chuyển đổi số các doanh nghiệp – là công cụ hữu hiệu giúp các doanh nghiệp chuyển đổi đổi số thành công và vận hành bộ máy trên nền tảng trực tuyến (online) một cách dễ dàng, tiết kiệm và hiệu quả.