Trình ký duyệt văn bản

Nhiều lựa chọn nguồn văn bản, tài liệu cần trình ký

Người dùng có thể chọn file tài liệu trình ký tải lên từ thiết bị máy tính / điện thoại hoặc trong thư mục tài liệu cá nhân đã được tải lên từ trước.

Ngoài ra, CyberSign còn cho phép người dùng soạn thảo mới một văn bản trình ký duyệt từ mẫu đã được tạo lập từ trước trên hệ thống.

Cho phép đính kèm tài liệu và thêm ghi chú

Người dùng không chỉ có thể trình ký duyệt đồng thời nhiều file văn bản trong cùng một luồng quy trình mà còn đính kèm được các tài liệu đính kèm như biên bản họp, ảnh chụp, phụ lục,… và thêm các ghi chú bổ sung thông tin để làm sở cứ cho trình ký và phê duyệt.

Tùy chọn gửi email sau khi hoàn tất ký duyệt

Cá nhân là người dùng trên hệ thống tham gia trong quy trình duyệt ký văn bản sẽ nhận được email thông báo và có tài khoản đăng nhập phần mềm để theo dõi tiến trình xử lý văn bản. Ngoài ra, CyberSign còn cho phép nhập thêm các email là những người dùng khác trên hệ thống hoặc email bên ngoài hệ thống để nhận văn bản đã được ký duyệt sau khi kết thúc quy trình.

Đặt nhiều chữ ký trên 1 văn bản với vị trí linh hoạt

Người dùng có thể linh hoạt đặt các vị trí ký số khác nhau của nhiều cá nhân hoặc tổ chức trên cùng một văn bản, trên trang mong muốn. Sau đó mỗi người sẽ ký số vào các vị trí đã đặt trước đó.

Dễ dàng theo dõi tiến trình văn bản đang được xử lý

Bạn có thể xem nhanh một văn bản đang được xử lý ở bước nào ở dạng lưu đồ sơ lược của quy trình hoặc xem chi tiết thông tin của từng bước: ai đã hoặc sẽ ký duyệt, thời gian đã ký duyệt vào lúc nào.

Ghi lại lý do từ chối ký duyệt

Người thực hiện ký duyệt có thể từ chối văn bản, tài liệu được trình ký và đưa ra lý do. Hệ thống sẽ ghi lại để cho phép những người tham gia trong luồng xử lý văn bản nắm bắt được thông tin, đặc biệt là với người soạn thảo để điều chỉnh và trình ký lại.

Đa dạng phương thức ký điện tử (ký ảnh) và ký số

Khi thực hiện ký duyệt, người dùng có thể lựa chọn phương thức ký ký số hoặc ký điện tử (bằng ảnh scan hoặc ảnh chụp chữ ký, con dấu). Đối với chữ ký số, CyberSign hỗ trợ cả ký bằng USB token hoặc dịch vụ ký số trực tuyến cloud HSM (xem thêm thông tin tại https://cyberhsm.vn).

Tạo được nhiều mẫu chữ ký khác nhau

Bạn có thể cấu hình và lưu trên hệ thống nhiều mẫu chữ ký khác nhau, bao gồm cả chữ ký ảnh và chữ ký số cho cá nhân bạn hoặc cho tổ chức (nếu là người dùng được ủy quyền) để lựa chọn khi thực hiện ký duyệt văn bản.

Việc thiết lập cấu hình mẫu chữ ký số cũng linh hoạt hiển thị hình ảnh và thông tin dạng chữ kèm theo.

Thuận tiện xem văn bản đã ký duyệt

Sau khi văn bản, tài liệu đã được ký duyệt thì bạn có thể tải file PDF xuống máy tính hoặc thiết bị di động để lưu trữ dự phòng hoặc xem và chia sẻ file khi cần. CyberSign còn hỗ người dùng xem nội dung file và chữ ký số trực tuyến ngay trên giao diện web một cách thuận tiện và trực quan.

Kiểm tra xác thực chữ ký số

Khi xem trực tuyến file văn bản PDF đã được ký số, CyberSign cho phép xem các thông tin và kiểm tra tính hợp lệ của các chữ ký số kèm theo file tài liệu để đảm bảo văn bản đó có giá trị pháp lý.

Ký số tài liệu cá nhân

Ngoài chức năng ký duyệt văn bản theo quy trình, CyberSign còn cho phép người dùng tải file tài liệu lên thư mục cá nhân và thực hiện ký số nhanh tài liệu đó bằng chứng thư số của cá nhân hoặc của tổ chức (nếu được ủy quyền).