Văn bản điện tử là gì? Cách thức quản lý văn bản điện tử doanh nghiệp cần biết

văn bản điện tử là gì

Văn bản điện tử hiện nay được sử dụng rộng rãi, phổ biến tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Vậy văn bản điện tử là gì? Các cách thức quản lý văn bản điện tử mà doanh nghiệp cần biết. Cùng đón đọc bài viết dưới đây của CyberSign.

Văn bản điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 7, Điều 3, nghị định 78/2015/NĐ-CP định nghĩa: “Văn bản điện tử là dữ liệu được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy”.

Văn bản điện tử có thể được hiểu đơn giản: là những văn bản được thể hiện thông qua dữ liệu điện tử đã được lập trình sẵn trên các thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại).

văn bản điện tử là gì
Văn bản điện tử là gì?

Đặc điểm của văn bản điện tử

Khi sử dụng văn bản điện tử cần lưu ý các đặc điểm sau: 

  • Văn bản điện tử được hình thành qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, truyền dẫn không dây và tích hợp với các công cụ khác.
  • Nội dung trên văn bản điện tử cố định, thống nhất và được bảo toàn giống như trên văn bản giấy. 

Ưu điểm của văn bản điện tử

Văn bản điện tử ra đời là bước ngoặt trong quản lý nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức kết nối, trao đổi thông tin giữa các cá nhân, tổ chức, cơ quan nhà nước trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Sau đây là các ưu điểm nổi bật của văn bản điện tử so với văn bản giấy:

Chuyển nhận văn bản nhanh chóng trên internet

Đây được coi là ưu điểm vượt trội nhất của văn bản điện tử. Trước kia, cá nhân, doanh nghiệp cần phải soạn văn bản, mất thời gian đi đến trực tiếp gặp trực tiếp bộ phận, cơ quan để gửi văn bản. Giờ đây cá nhân, doanh nghiệp chỉ cần kết nối internet, có sẵn công cụ soạn thảo văn bản thì ở bất kỳ nơi đâu cũng có thể chuyển nhận văn bản ngay lập tức, việc tiếp nhận và xử lý thông tin nhanh chóng.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chuyển nhận văn bản điện tử trong cùng một đơn vị, tổ chức, cơ quan. Các cá nhân trong cùng một tổ chức sẽ được tạo lập một không gian trao đổi thông tin chung, nhiều người cùng tham gia thao tác và giải quyết công việc. Từ đó đảm bảo sự thông suốt và thống nhất khi thực hiện xử lý văn bản. Ngoài ra, sử dụng văn bản điện tử và hộp thư điện tử còn giúp đảm bảo sự liên kết với các hệ thống khác. 

Tối ưu hóa quá trình xử lý theo một hệ thống nhất định

Công việc tìm kiếm văn bản sẽ trở nên đơn giản hơn khi các văn bản được sắp xếp và hệ thống lại theo trình tự. Do vậy, việc sử dụng và lưu trữ văn bản điện tử giúp giảm thiểu thất lạc văn bản, giấy tờ. Bởi thất lạc tài liệu, văn bản, hợp đồng là điều dễ dàng xảy ra với văn bản giấy.

Chỉnh sửa văn bản dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí

Trước đây, văn bản được viết ra trên giấy thường mất nhiều thời gian, công sức để chép hoặc đánh máy lại và in văn bản. Giờ đây, việc soạn thảo văn bản trên điện thoại, máy tính cho phép chỉnh sửa nội dung dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng.

An toàn và bảo mật thông tin

Tài liệu điện tử còn sử dụng chữ ký số đảm bảo an toàn thông tin, hạn chế các đối tượng khác tiếp cận tài liệu thông qua việc đặt mật mã, đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Văn bản điện tử không những đảm bảo an toàn thông tin mà còn cho nhiều người dùng chỉnh sửa văn bản điện tử nếu được cấp phép chỉnh sửa và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.

Bảo đảm việc quản lý văn bản điện tử thông suốt từ khâu tạo lập cho đến khi chuyển nhận và lưu trữ

  Việc lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử giúp tiết kiệm không gian lưu trữ so với văn bản giấy. Sử dụng văn bản điện tử giúp bạn và doanh nghiệp tối ưu, tăng hiệu suất làm việc, chi phí, thời gian và bảo đảm an toàn tài liệu, văn bản từ lúc tạo lập cho đến khi lưu trữ. 

Cách thức ký số trên văn bản điện tử

Hiện nay việc sử dụng văn bản điện tử trở nên phổ biến. Vấn đề xác định tác giả nên được chú trọng, đảm bảo tính toàn vẹn, nguyên gốc của thông tin trong văn bản điện tử. Do đó, việc sử dụng chữ ký điện tử là rất cần thiết.

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về hình thức ký số trên văn bản điện tử như sau:

– Đối với văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức “là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”.

– Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen”.

– Đối với văn bản số hóa: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản,  thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.”

Chữ ký điện tử giúp xác thực danh tính người ký trong các giao dịch, văn bản điện tử của đơn vị/tổ chức/cơ quan/doanh nghiệp được minh bạch. Chữ ký điện tử còn giúp xác định được nguồn gốc của văn bản.

Ngoài các chữ ký điện tử như hình ảnh, scan,… người dùng có thể sử dụng chữ ký số để tăng tính pháp lý của văn bản. Mỗi chữ ký số đều được mã hóa thông tin của doanh nghiệp/cá nhân. Các thông tin này không thể giả mạo, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho văn bản điện tử.

Quản lý văn bản điện tử dễ dàng cùng CyberSign

Thực tế, việc sử dụng văn bản điện tử trở nên phổ biến trong mọi hoạt động quản lý, trao đổi thông tin dữ liệu của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cùng các đơn vị, tổ chức. Do vậy vấn đề cấp thiết đặt ra ở đây là làm thế nào để quản lý văn bản điện tử an toàn và hiệu quả.

CyberLotus xin giới thiệu phần mềm ký số văn bản, hợp đồng điện tử CyberSign. Phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng ưu việt giúp việc quản lý văn bản an toàn và bảo mật như: 

  • Cấp quyền sử dụng quy trình, hạn chế người dùng không được phép tham gia tiếp cận văn bản
  • Quản lý vai trò, phân quyền thực hiện các chức năng
  • Dễ dàng quản lý tài liệu cá nhân và tổ chức

Việc sử dụng văn bản điện tử cũng chính là góp phần đẩy mạnh các hoạt động giao dịch điện tử. Với CyberSign, việc quản lý văn bản điện tử trở nên dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và bảo mật.

Trong bối cảnh phát triển của thời đại công nghệ thông tin thì văn bản điện tử được sử dụng ngày càng phổ biến trong mọi lĩnh vực. Hy vọng những chia sẻ trên của CyberSign về văn bản điện tử là gì giúp quý bạn đọc hiểu hơn về đặc điểm, hình thức văn bản điện tử. Để được tư vấn, giải đáp các thắc mắc và trải nghiệm phần mềm, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com