Chứng từ điện tử là gì? Những điều cần biết về chứng từ điện tử

Hiện nay, chứng từ điện tử đang được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp. Chứng từ điện tử đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Vậy chứng từ điện tử là gì? Những điều cần biết về chứng từ điện tử. Tất cả sẽ được giải đáp qua bài viết của CyberSign dưới đây.

Chứng từ điện tử là gì?

Theo Khoản 3, Điều 3 Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử: “Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng”.

“Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung theo quy định của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán” (Điều 17, Luật Kế toán 88/2015/QH13).

Theo khoản 5, Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: “Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế”.

Như vậy, chứng từ điện tử là các thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử để thực hiện các thủ tục liên quan trong từng lĩnh vực.

Cơ sở pháp lý của chứng từ điện tử

Xuất phát điểm chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán. Cơ sở pháp lý của chứng từ điện tử dựa vào các quy định sau:

• Luật Kế toán năm 2015 (Điều 16, 17).
• Thông tư số 110/2015/TT-BTC (Điều 3, Khoản 2 và Điều 7).
• Luật quản lý thuế số 38/2019, chứng từ điện tử (Điều 94 Khoản 1).
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Khoản 5, Điều 3 ).

Vai trò của chứng từ điện tử đối với doanh nghiệp

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in chứng từ giấy.
• Quản lý tập trung các dữ liệu trên hệ thống máy tính, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu chứng từ. Có thể tra cứu chứng từ ngay trên hệ thống máy tính để kịp thời xử lý, nộp cho cơ quan cấp trên đúng hạn.
• Rút ngắn quy trình tạo lập từ khởi tạo cho đến bước gửi cho cấp quản lý ký và đơn vị khác tiện lợi, nhanh chóng.

Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Khoản 1, Điều 9 Nghị định 52/2013/NĐ-CP quy định: “Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại có giá trị pháp lý như bản gốc nếu đáp ứng hai điều kiện sau:

• Có sự bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử từ thời điểm thông tin được khởi tạo lần đầu dưới dạng chứng từ điện tử.
• Thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể truy cập, thông tin sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. 

Như vậy, chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy nếu đáp ứng đúng các điều kiện được pháp luật quy định:

• Chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung cơ bản theo quy định của pháp luật (Tên và số hiệu chứng từ; ngày tháng năm lập chứng từ; tên, địa chỉ của tổ chức lập và tổ chức nhận chứng từ; nội dung kinh tế phát sinh; số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; chữ ký của người lập, người duyệt, và người liên quan).
• Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật, bảo toàn dữ liệu trong quá trình sử dụng, lưu giữ; phải chống được các hành vi khai thác xâm nhập để sao chép hoặc sử dụng trái phép.
• Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính xác thực: Thông tin trên chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy (Khoản 4 Điều 19 Luật Kế toán 88/2015/QH13).

Phân loại chứng từ điện tử

Việc phân loại chứng từ còn có thể dựa vào nhiều căn cứ khác: dựa vào mức độ phản ánh trên chứng từ (chứng từ tổng hợp, chứng từ gốc), dựa vào địa điểm lập chứng từ (chứng từ trong, chứng từ ngoài),… Chứng từ điện tử được phân loại theo hai hoạt động sau:

• Hoạt động giao dịch thương mại: là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác dưới dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hợp đồng hay thực hiện hợp đồng.
• Hoạt động trong quản lý thuế, phí, lệ phí gồm: “các loại chứng từ, biên lại được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế cho người nộp thuế bằng phương tiện điện tử khi thực hiện các thủ tục về thuế hoặc các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước và các loại chứng từ, biên lai điện tử khác.” (quy định tại Khoản 1, Điều 94 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14).

Một số lưu ý về chứng từ điện tử

Khi doanh nghiệp tạo lập, sử dụng, lưu trữ chứng từ điện tử (chứng từ kế toán) cần chú ý các điểm sau:

• Chứng từ điện tử phải được lập dưới dạng dữ liệu và đầy đủ các nội dung cơ bản.
• Trong chứng từ điện tử cần phải có chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý giống như chữ ký tay trên giấy.
• Chứng từ được in ra và lưu trữ. Trường hợp không in ra, thì lưu chứng từ trên phương tiện điện tử, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được thời hạn lưu trữ.

Lời kết

Trên đây, CyberSign cung cấp, giải đáp các thông tin về chứng từ điện tử là gì, những điều cần biết về chứng từ điện tử. Hy vọng giúp quý bạn đọc nắm rõ hơn về chứng từ điện tử, số lượng các loại chứng từ, cơ sở pháp lý cùng một số lưu ý khi sử dụng. Nếu cần hỗ trợ, quý bạn đọc vui lòng liên hệ hotline 1900 2038 để được tư vấn kịp thời nhất.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

Tổng đài CSKH: 1900 2038

Hotline: 024.32.0000.77

Website: https://cybersign.vn/

Email: info@cyberlotus.com