Phần mềm ký số và duyệt văn bản điện tử CyberSign

Người dùng có thể chọn file tài liệu trình ký tải lên từ thiết bị máy tính / điện thoại hoặc trong thư mục tài liệu cá nhân đã được tải lên từ trước.

Người dùng không chỉ có thể trình ký duyệt đồng thời nhiều file văn bản trong cùng một luồng quy trình mà còn đính kèm được các tài liệu đính kèm như biên bản họp, ảnh chụp, phụ lục,… và thêm các ghi chú bổ sung thông tin để làm sở cứ cho trình ký và phê duyệt.

Cá nhân là người dùng trên hệ thống tham gia trong quy trình duyệt ký văn bản sẽ nhận được email thông báo và có tài khoản đăng nhập phần mềm để theo dõi tiến trình xử lý văn bản. Ngoài ra, CyberSign còn cho phép nhập thêm các email là những người dùng khác trên hệ thống hoặc email bên ngoài hệ thống để nhận văn bản đã được ký duyệt sau khi kết thúc quy trình.

Người dùng có thể linh hoạt đặt các vị trí ký số khác nhau của nhiều cá nhân hoặc tổ chức trên cùng một văn bản, trên trang mong muốn. Sau đó mỗi người sẽ ký số vào các vị trí đã đặt trước đó.

Bạn có thể xem nhanh một văn bản đang được xử lý ở bước nào ở dạng lưu đồ sơ lược của quy trình hoặc xem chi tiết thông tin của từng bước: ai đã hoặc sẽ ký duyệt, thời gian đã ký duyệt vào lúc nào.

Người thực hiện ký duyệt có thể từ chối văn bản, tài liệu được trình ký và đưa ra lý do. Hệ thống sẽ ghi lại để cho phép những người tham gia trong luồng xử lý văn bản nắm bắt được thông tin, đặc biệt là với người soạn thảo để điều chỉnh và trình ký lại.

Khi thực hiện ký duyệt, người dùng có thể lựa chọn phương thức ký ký số hoặc ký điện tử (bằng ảnh scan hoặc ảnh chụp chữ ký, con dấu).

Bạn có thể cấu hình và lưu trên hệ thống nhiều mẫu chữ ký khác nhau, bao gồm cả chữ ký ảnh và chữ ký số cho cá nhân bạn hoặc cho tổ chức (nếu là người dùng được ủy quyền) để lựa chọn khi thực hiện ký duyệt văn bản.

Sau khi văn bản, tài liệu đã được ký duyệt thì bạn có thể tải file PDF xuống máy tính hoặc thiết bị di động để lưu trữ dự phòng hoặc xem và chia sẻ file khi cần. CyberSign còn hỗ người dùng xem nội dung file và chữ ký số trực tuyến ngay trên giao diện web một cách thuận tiện và trực quan.

Ngoài chức năng ký duyệt văn bản theo quy trình, CyberSign còn cho phép người dùng tải file tài liệu lên thư mục cá nhân và thực hiện ký số nhanh tài liệu đó bằng chứng thư số của cá nhân hoặc của tổ chức (nếu được ủy quyền).

Tổ chức, doanh nghiệp có thể định tạo ra các nhóm phân loại quy trình để dễ dàng tra cứu và quản lý.

Một quy trình được tạo lập trên hệ thống có thêm bớt số bước không giới hạn, thay đổi cấu hình (tên bước, người ký duyệt, phương thức phê duyệt) của từng bước một cách linh hoạt .

CyberSign hỗ trợ cấu hình phương thức phê duyệt của mỗi bước trong quy trình nghiệp vụ dưới dạng chỉ duyệt bằng tài khoản đăng nhập phần mềm hoặc cần thêm ký số hoặc ký điện tử (lựa chọn tại thời điểm ký).

Có thể thiết lập loại hình phê duyệt của mỗi bước là một trong 3 lựa chọn theo Tài khoản, theo Chức danh hoặc theo Người quản lý để linh hoạt đối với các quy trình khác nhau.

Mỗi bước trong quy trình đều đặt được giới hạn thời gian cần phải phê duyệt. Trước thời hạn đó, hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở người cần thực hiện phê duyệt.

Sau khi tạo lập một quy trình xong thì cần phải gán các đơn vị trong cây tổ chức được phép sử dụng quy trình đó. Chức năng này giúp hạn chế người dùng tiếp cận các quy trình xử lý văn bản không cần quan tâm trong danh sách hoặc không được phép tham gia.

Trình ký một hợp đồng từ file có sẵn hoặc mẫu tài liệu trên hệ thống rồi thêm các bên tham gia ký hợp đồng để hệ thống gửi link tra cứu và ký hợp đồng qua email tới từng người.

Bạn có thể lựa chọn để các bên tham gia ký hợp đồng phải theo thứ tự đặt trước hay có thể ký đồng thời, và đối với tổ chức của bạn có phải duyệt ký theo quy trình nội bộ hay không.

CyberSign cho phép quản lý dữ liệu các đối tác với phân loại là tổ chức/ doanh nghiệp hoặc cá nhân để nhanh chóng nhập thông tin lên hợp đồng.

Tương tự như tính năng ký văn bản điện tử, người dùng đặt trước vị trí ký của các bên tham gia vào đúng chỗ theo yêu cầu sẽ hiển thị khi xem file PDF. Ngoài ra, còn có thể thêm các thông tin bổ sung như ảnh, chữ hoặc số mà file hợp đồng gốc chưa có sẵn trước khi trình ký.

Đối tác không có tài khoản sử dụng phần mềm CyberSign vẫn có thể ký điện tử hoặc ký số vào hợp đồng bằng công cụ trực tuyến trên giao diện web khi mở link gửi kèm email thông báo từ hệ thống.

Bên tham gia ký hợp đồng có thể tra cứu để xem file hợp đồng cần ký hoặc tải xuống bản sao hợp đồng đã ký từ hệ thống bất kể khi nào với mã bảo mật được gửi riêng cho người ký.

Việc tạo lập cây tổ chức giúp bạn sắp xếp các người dùng là nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp của bạn một cách khoa học. Đồng thời đó cũng là cơ sở để phân quyền sử dụng các quy trình và mẫu tài liệu trên hệ thống cho từng đơn vị trong tổ chức.

CyberSign cho phép định nghĩa các chức danh để gán cho từng người dùng, phù hợp với mô hình quản trị thực tế của tổ chức, doanh nghiệp. Đây cũng là cơ sở để cấu hình loại hình phê duyệt của từng bước trong một quy trình xử lý văn bản, tài liệu.

Tài khoản admin của tổ chức, doanh nghiệp được phép tạo ra các vai trò và phân quyền chi tiết các chức năng được phép thực hiện của mỗi vai trò. Từ đó gán vai trò tương ứng cho mỗi tài khoản người dùng của phần mềm CyberSign.

CyberSign cho phép tổ chức, doanh nghiệp tạo sẵn các mẫu văn bản, tài liệu dùng chung để người dùng có thể lựa chọn để sạo thảo trực tuyến ngay trên phần mềm mà không cần tải file lên hệ thống.

Mỗi người dùng CyberSign được phép tải các file tài liệu lên thư mục riêng của mình để lưu trữ trực tuyến trong dung lượng cho phép được cấp phát bởi tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, người dùng có thể trình ký file văn bản theo quy trình hoặc ký trực tiếp vào file tài liệu mà không cần theo quy trình.

Tổ chức, doanh nghiệp có thể tự định nghĩa các mẫu email gửi đi từ hệ thống với nội dung và hình thức tùy chỉnh theo mong muốn.

Thay vì sử dụng email server mặc định của hệ thống, tổ chức/ doanh nghiệp có thể cấu hình để sử dụng email server riêng của mình nếu cần.

Thay vì sử dụng email server mặc định của hệ thống, tổ chức/ doanh nghiệp có thể cấu hình để sử dụng email server riêng của mình nếu cần.