Chuyển đổi số không chỉ là vấn đề của công nghệ

Chuyển đổi số không chỉ là vấn đề của công nghệ

Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của phát triển kinh tế xã hội thời cách mạng công nghệ 4.0, các cơ quan chính phủ cũng như các doanh nghiệp đều ưu tiên đổ ngân sách đầu tư cho các dự án chuyển đổi số. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng chuyển đổi số thành công.

Một trong những nguyên nhân chính của chuyển đổi số không thành công là do tổ chức thường chỉ tập trung vào một công nghệ cụ thể (ví dụ như Machine learning) thay vì thực hiện điều chỉnh chiến lược kinh doanh tổng thể. Nghĩa là, họ cần không chỉ đầu tư vào công nghệ để nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh mà cần chú trọng hơn vào cấu trúc nội bộ của tổ chức trong đó bao gồm cả yếu tố con người, trải nghiệm khách hàng, hạ tầng kỹ thuật …

Mời bạn xem thêm: Chuyển đổi số của các doanh nghiệp lớn

Theo một cuộc khảo sát năm 2019 với các CEO và giám đốc điều hành cấp cao cho thấy có đến 70% các dự án chuyển đổi số không đạt mục tiêu mong muốn. Thong qua đó, họ cũng chỉ ra 5 bài học quan trọng để giúp các tổ chức doanh nghiệp chuyển đổi số thành công như sau:

Bài học 1: Cần vạch ra chiến lược kinh doanh trước khi đầu tư

Các nhà lãnh đạo có mục tiêu nâng cao hiệu suất của tổ chức thông qua việc sử dụng công nghệ số thường có một công cụ cụ thể. Nhưng chuyển đổi số nên được dẫn dắt bởi chiến lược kinh doanh rộng lớn hơn, như: thị trường mục tiêu doanh nghiệp hướng đến là gì? Quy trình vận hành sản xuất và cung ứng sản phẩm như nào? Cần cải tiến năng suất hoặc phạm vi tiếp cận khách hàng đến đâu? … Từ đó đưa ra quyết định các công cụ kỹ thuật số sẽ áp dụng để đạt được mục tiêu này.

Bài học 2: Đòn bẩy người trong cuộc. 

Các tổ chức tìm kiếm sự chuyển đổi (kỹ thuật số và các phương pháp khác) thường mang đến một đội quân các nhà tư vấn bên ngoài, những người có xu hướng áp dụng các giải pháp phù hợp với mọi quy mô dưới danh nghĩa “các phương pháp hay nhất”. Tuy nhiên, các chuyển đổi số dựa vào “những người trong cuộc” – những nhân viên có kiến thức sâu sắc về những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả trong hoạt động hàng ngày của họ nhiều khi lại mang lại hiệu quả tốt hơn.

Bài học 3: Thiết kế trải nghiệm khách hàng từ bên ngoài vào

Nếu mục tiêu của chuyển đổi số là cải thiện sự hài lòng và sự thân thiết của khách hàng, thì bất kỳ nỗ lực nào cũng phải được thực hiện trước giai đoạn chẩn đoán với ý kiến ​​đóng góp chuyên sâu từ khách hàng, đại lý, đối tác … nhằm thấu hiểu nhu cầu cũng như thiết lập được các giá trị ưu tiên cần hướng đến. Với cách tiếp cận đó, một công cụ hoặc ứng dụng duy nhất sẽ không thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Cách tốt nhất để tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng thường là thực hiện các thay đổi ở quy mô nhỏ hơn với các công cụ khác nhau, tại các thời điểm khác nhau của quy trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.

Bài học 4: Nhận biết nỗi sợ bị thay thế của nhân viên. 

Khi nhân viên nhận thấy rằng chuyển đổi số có thể đe dọa công việc của họ, họ có thể chống lại những thay đổi đó một cách có ý thức hoặc vô thức nhằm khiến ban lãnh đạo nản lòng vì quá trình chuyển đổi số không hiệu quả và họ vẫn giữ được công việc của mình. Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải nhận ra những nỗi sợ hãi đó và nhấn mạnh rằng quá trình chuyển đổi số là cơ hội để nhân viên nâng cao chuyên môn của họ để phù hợp với thị trường trong tương lai. Phương pháp ở đây là tất cả các CBNV tham gia sẽ được yêu cầu kiểm tra xem những đóng góp của họ cho tổ chức là gì và sau đó kết nối những điểm mạnh đó với các thành phần của quá trình chuyển đổi số. Bằng cách trao quyền và trách nhiệm rõ ràng như vậy, cho phép nhân viên là chủ thể chính và chính họ kiểm soát quá trình chuyển đổi số và đề xuất những công nghệ, phương pháp mới nhằm khiến nhân viên trở nên giỏi hơn và hiệu suất công việc cao hơn.

Bài học 5: Mang văn hóa khởi nghiệp vào bên trong. 

Các công ty khởi nghiệp được biết đến với khả năng ra quyết định nhanh nhẹn, tạo mẫu nhanh và cấu trúc phẳng. Quá trình chuyển đổi số vốn không chắc chắn: các thay đổi cần được thực hiện tạm thời và sau đó được điều chỉnh; các quyết định cần được thực hiện nhanh chóng; và các nhóm từ khắp nơi trong tổ chức cần tham gia. Kết quả là, hệ thống phân cấp truyền thống cản trở. Tốt nhất nên áp dụng một cơ cấu tổ chức phẳng được giữ tách biệt với phần còn lại của tổ chức.

Thông thường, để chọn ra giải pháp tốt nhất đòi hỏi phải có nhiều thử nghiệm trên các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau. Nếu mỗi quyết định phải trải qua nhiều tầng quản lý để tiến tới thì sai lầm không thể được phát hiện và sửa chữa nhanh chóng. Hơn nữa, đối với một số công nghệ kỹ thuật số nhất định, phần thưởng chỉ xảy ra sau khi một phần đáng kể doanh nghiệp chuyển sang hệ thống mới. 

Nói tóm lại, các tổ chức chuyển đổi số hiệu quả vì các nhà lãnh đạo của họ đã quay lại các nguyên tắc cơ bản: họ tập trung vào việc thay đổi tư duy của các thành viên cũng như văn hóa tổ chức và các quy trình trước khi họ quyết định sử dụng công cụ kỹ thuật số nào và sử dụng chúng như thế nào. Điều mà các thành viên hình dung là tương lai của tổ chức đã thúc đẩy  công nghệ chứ không phải ngược lại.

Mời bạn xem thêm: Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số
CyberSign – Phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử – một trong các sản phẩm nằm trong bộ giải pháp về số hoá và chuyển đổi số các doanh nghiệp – là công cụ hữu hiệu giúp các doanh nghiệp chuyển đổi đổi số thành công và vận hành bộ máy trên nền tảng trực tuyến (online) một cách dễ dàng, tiết kiệm và hiệu quả.