Chuyển đổi số và các yếu tố quyết định chuyển đổi số thành công

Chuyển đổi số sẽ là bước đi sống còn của doanh nghiệp, đặc biệt là trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay. Quan trọng là vậy, nhưng không phải doanh nghiệp cứ hô hào chuyển đổi số là sẽ số hóa doanh nghiệp thành công.

Vậy các yếu tố quyết định chuyển đổi số thành công là gì? Mời bạn và quý doanh nghiệp cùng theo dõi bài viết dưới đây.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là khái niệm ra đời trong thời đại internet bùng nổ, đang trở nên phổ biến trong thời gian gần đây nhằm mô tả việc ứng dụng chuyển đổi số vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. 

Nếu đạt hiệu quả, hoạt động này sẽ thay đổi toàn diện (transformation) cách thức mà một doanh nghiệp hoạt động, tăng hiệu quả hợp tác, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại giá trị cho doanh nghiệp và khách hàng của họ.

Chuyển đổi số – Digital Transformation thay thế các vai trò truyền thống như bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng bằng các ứng dụng công nghệ số khiến bạn suy nghĩ và thu hút khách hàng theo một cách khác đi.

Đó là khi doanh nghiệp chuyển từ giấy sang bảng tính sang các ứng dụng thông minh để quản lý doanh nghiệp của mình, doanh nghiệp có cơ hội  định hình lại cách doanh nghiệp kinh doanh – cách doanh nghiệp thu hút khách hàng – với công nghệ số.

Đặc biệt, đối với SMEs (doanh nghiệp vừa và nhỏ) hoặc Startup (doanh nghiệp khởi nghiệp); việc bắt đầu tin học hóa các quy trình và chuyển đổi số giúp họ trở nên năng động, linh hoạt và sẵn sàng cho sự phát triển hơn.

Chuyển đổi số giai đoạn sơ khởi

Ở giai đoạn sơ khởi, chuyển đổi số không phải là thay đổi cách kinh doanh hay tạo ra các loại hình doanh nghiệp mới. Chuyển đổi số là phương thức để giúp cho doanh nghiệp vận hành nhanh hơn, tốt hơn; các dữ liệu về hoạt động được lưu trữ trên hệ thống và được truy cập ngay lập tức mà không bị kẹt trong tủ tệp.

Khi đó, các hoạt động kinh doanh, bán lẻ và dịch vụ khách hàng, trung tâm chăm sóc khách hàng call center… các phương pháp cơ bản không thay đổi. Việc áp dụng chuyển đổi số giúp lưu trữ một cách tự động, có hệ thống thông tin và hồ sơ khách hàng khiến doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng có thể truy xuất thông qua máy tính, khiến cho mọi việc trở nên hiệu quả hơn.

Chuyển đổi số giai đoạn phát triển

Ở giai đoạn cao hơn, Chuyển đổi số – Digital Transformation thay đổi hẳn cách thức kinh doanh được thực hiện và trong một số trường hợp, tạo ra các lớp doanh nghiệp hoàn toàn mới ví dụ : Facebook, shopify, amazon, tiki, grab …

Với Chuyển đổi số – Digital Transformation, các công ty xem xét và tái cấu trúc lại mọi thứ họ làm, từ hệ thống nội bộ đến tương tác của khách hàng cả trực tuyến và trực tiếp.

Khi đó, chuyển đổi số là một hành trình với nhiều mục tiêu trung gian được kết nối. Cố gắng tối ưu hóa liên tục qua các quy trình, bộ phận và hệ sinh thái kinh doanh của thời đại siêu kết nối. Giữa các bộ phận kinh doanh (front) với các bộ phận hậu cần dịch vụ phía sau (back), kết nối giữa nhóm dịch vụ với công nghệ, giữa các đội nhóm, cá nhân … với nhau trong hệ sinh thái thống nhất.

Yếu tố quyết định chuyển đổi số thành công?

Để chuyển đổi số thành công đòi hỏi sự hội tụ của nhiều yếu tố như mô tả ở hình dưới đây:

1. Lấy khách hàng làm trung tâm

Khách hàng là những người hưởng lợi chính của chuyển đổi số,  vì vậy kỳ vọng của họ là một trong những yếu tố thúc đẩy nó. Dưới góc độ tiếp cận này, chuyển đổi số của doanh nghiệp cần phải giải quyết được các vấn đề sau:

  • Kỳ vọng và sở thích của khách hàng trên tất cả các phân khúc và thị trường là gì, và làm thế nào để doanh nghiệp tương tác được với họ và thẩu hiểu nhu cầu, kỳ vọng của họ?
  • Hành trình của khách hàng nào là quan trọng, khách hàng đưa ra quyết định như thế nào và tại sao?
  • Hành vi của khách hàng thay đổi như thế nào trong môi trường số?
  • Giá trị của khách hàng có phải là trung tâm của mọi chiến lược và mô hình kinh doanh không?
  • Mọi bộ phận của doanh nghiệp có hướng khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động không? Doanh nghiệp làm gì để đảm bảo rằng luôn đặt khách hàng làm trung tâm trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh?
  • Làm thế nào để doanh nghiệp xử lý linh hoạt với các phản hồi của khách hàng một cách nhanh chóng trong thời gian thực?
  • Doanh nghiệp có đang tích hợp tất cả các điểm chạm của khách hàng cả trực tuyến lẫn trực tiếp không?
  • Làm cách nào để phát triển cơ chế tiếp xúc đa kênh và căn chỉnh các chỉ số điểm chạm đó trong hành trình khách hàng?
  • Làm cách nào để tìm ra giá trị phân khúc và sự hài lòng khác nhau như thế nào để tập trung vào các phân khúc ưu tiên?
yếu tố quyết định chuyển đổi số thành công
Yếu tố quyết định chuyển đổi số thành công: Lấy khách hàng là trung tâm

2. Lãnh đạo và Chiến lược

Chuyển đổi số không chỉ là vấn đề về công nghệ. Đây còn là câu chuyện của các nhà lãnh đạo và chiến lược đề ra. Theo đó, lãnh đạo cần chú trọng những vấn đề sau:

  • Đảm bảo chắc chắn việc chuyển đổi số được đặt lên ưu tiên hàng đầu và là trung tâm của chiến lược công ty, tích hợp và đưa việc chuyển đổi số vào tất cả các kế hoạch hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Đưa ra tầm nhìn rõ ràng và thúc đẩy toàn công ty thực hiện chuyển đổi số.
  • Khuyến khích các sáng kiến chuyển đổi số, đặc biệt là các sáng kiến cải tiến trải nghiệm khách hàng, tăng mức độ tương tác và cải thiện mối quan hệ hài lòng giữa nhân viên – khách hàng – nhà cung cấp, đối tác kinh doanh …

3. Mô hình kinh doanh

Cả mô hình kinh doanh và sản phẩm dịch vụ đều là đối tượng của chuyển đổi số. Do vậy, các doanh nghiệp cũng cần giải quyết các vấn đề sau để chuyển đổi số thành công:

  • Mô hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh đã phát triển những mô hình kinh doanh số nào chưa? Doanh nghiệp đã từng phá vỡ mô hình kinh doanh của mình trước khi bên khác khác làm chưa?
  • Làm cách nào để doanh nghiệp có thể chuyển đổi số và kết nối các sản phẩm dịch vụ hiện tại của mình tích hợp thêm các yếu tố thông mình hơn?
  • Làm thế nào để doanh nghiệp định hình lại chuỗi giá trị khách hàng bằng cách số hoá chúng?
  • Làm thế nào để doanh nghiệp tận dụng các dữ liệu của mình một cách hiệu quả hơn và có thể tạo ra doanh thu trực tiếp từ dữ liệu đó?

4. Quy trình vận hành

Các quy trình là một trong những đối tượng chuyển đổi số, theo đó cần giải quyết các vấn đề sau:

  • Các quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp đã được chuyển đổi số ở mức độ nào và vẫn còn tiềm năng chưa được khai thác?
  • Làm thế nào tự động hóa quy trình để giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm của khách hàng?
  • Làm thế nào chúng ta có thể số hóa nhanh chóng hàng loạt quy trình nhỏ hoặc vừa?
  • Làm cách nào chúng ta có thể loại bỏ các chướng ngại vật trên con đường chuyển đổi số các quy trình?
  • Làm thế nào để tối ưu hóa tất cả các yếu tố trong chuỗi cung ứng của mình, tích hợp hiệu quả các yếu tố này bằng hạ tầng số?
  • Doanh nghiệp có tích hợp thông tin trên tất cả các nguồn, nội bộ và bên ngoài và tận dụng tối đa sức mạnh dự đoán của dữ liệu lớn và phân tích nâng cao không?
  • Doanh nghiệp có các quy trình và biện pháp kỹ thuật để thúc đẩy chuyển đổi số, cũng như các công cụ để đảm bảo việc quản lý thành công các dự án, sáng kiến chuyển đổi số không?

5. Cơ cấu và Quản trị

Cơ cấu và quản trị là những yếu tố ảnh hưởng quyết định thiết kế các quy trình, do đó đóng vai trò quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp:

  • Doanh nghiệp đang điều hành các sáng kiến chuyển đổi số một cách riêng biệt hay tích hợp hoàn toàn vào tổ chức công ty?
  • Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức và cơ chế quản trị phù hợp để tạo điều kiện cho việc chuyển đổi số?
  • Doanh nghiệp đã thiết lập vị trí cấp cao chuyên trách và vai trò quản lý khác với các trách nhiệm rõ ràng để dẫn dắt các nhóm chức năng thực hiện các dự án, sáng kiến chuyển đổi số?
  • Nhân viên có được trao quyền để hành động và vượt qua các vấn đề không?
  • Doanh nghiệp đã có các chỉ số hiệu suất chính và các biện pháp khuyến khích thúc đẩy chuyển đổi số?
  • Doanh nghiệp có dành ngân sách cho việc chuyển đổi số hoá như một nguồn ngân sách dài hạn không?

6. Con người và kỹ năng

Con người là một trong những chìa khoá quan trọng nhất và cũng là trở ngại lớn nhất trên con đường chuyển đổi số của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần chú trọng các yếu tố sau:

  • Những kỹ năng và năng lực mới nào cần được yêu cầu và đào tạo trong mô hình doanh nghiệp số.
  • Lãnh đạo và nhân viên đã thực sự thấu hiểu về chuyển đổi số và có thái độ quyết tâm thực hiện?
  • Các lãnh đạo có tạo mọi điều kiện về trang thiết bị, hạ tầng và kỹ năng đồng thời khích lệ thường xuyên cho nhân viên để phù hợp với lộ trình chuyển đổi số?
  • Làm thế nào để tuyển dụng, thu hút những người có ký năng và năng lực cần thiết phục vụ cho chuyển đổi số thành công?

7. Văn hoá

Văn hóa có thể là một trở ngại lớn khác trên con đường trở thành doanh nghiệp số. Do đó, doanh nghiệp cũng cần lưu tâm đến các vấn đề sau:

  • Nền văn hóa hiện tại của doanh nghiệp có tạo điều kiện cho số hóa không? (ví dụ: mức độ minh bạch thông tin, chia sẻ kiến ​​thức và hợp tác tác; tốc độ ra quyết định, áp dụng chuyển đổi số và sự gián đoạn; mức độ thiếu kiên nhẫn với hiện trạng và cảm giác cấp bách; mức độ tập trung vào đổi mới và khám phá; thái độ kinh doanh, tính mạo hiểm, không khí khởi nghiệp, văn hóa cam kết chung…).
  • Văn hóa đó có thay đổi được không? Làm thế nào để tạo ra một nền văn hóa doanh nghiệp mới với công nghệ số cho phép mọi người thích nghi và học hỏi liên tục, liên tục tạo ra giải pháp, thúc đẩy sự thay đổi không ngừng và phá vỡ hiện trạng?
  • Làm thế nào để tạo ra một bầu không khí khởi nghiệp? Làm thế nào để thay thế việc che giấu thông tin bằng việc chia sẻ kiến ​​thức?
  • Làm thế nào nuôi dưỡng văn hóa hướng đến dịch vụ và lấy khách hàng làm trung tâm?
  • Làm thế nào thiết lập văn hóa ra quyết định dựa trên dữ liệu?
  • Làm thế nào tạo ra một nền văn hóa bảo mật và tôn trọng quyền riêng tư?
  • Làm thế nào xây dựng một thương hiệu mà cộng đồng số liên kết với sự sáng tạo, tinh thần kinh doanh và khả năng lãnh đạo?

8. Nền tảng công nghệ

Platform công nghệ là một trong những động lực của chuyển đổi số, quyết định thành bại của quá trình chuyển đổi số. Do đó, doanh nghiệp cần giải quyết các vấn đề công nghệ sau:

  • Doanh nghiệp có đủ thông tin và kinh nghiệm với nền tảng công nghệ mới không?
  • Doanh nghiệp có sẵn cơ sở hạ tầng công nghệ và giải pháp tương ứng cho phép chuyển đổi số các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả?
  • Doanh nghiệp đã có nền tảng công nghệ đảm bảo số hóa liền mạch toàn bộ trải nghiệm của khách hàng (ví dụ: giải pháp bán hàng đa kênh) không?
  • Doanh nghiệp có sẵn các hệ thống, ứng dụng và công cụ giúp dễ dàng tăng năng suất của lực lượng lao động của mình không (ví dụ: các ứng dụng cho phép truy cập thông tin qua thiết bị di động)?
  • Doanh nghiệp có sẵn nền tảng công nghệ cho phép hưởng lợi trực tiếp từ các mảng hợp tác với các nhà cung cấp (ví dụ: các giải pháp đám mây ) không?
  • Cơ sở hạ tầng công nghệ của doanh nghiệp có sẵn sàng để thực hiện các kỹ thuật phân tích, xử lý dữ liệu lớn?
  • Hạ tầng công nghệ của doanh nghiệp có an toàn khỏi các cuộc tấn công mạng và các rủi ro bảo mật khác không? Và có đảm bảo các ứng phó khắc phục phòng ngừa sự cố một cách nhanh chóng?

Tóm lược nội dung

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là khái niệm ra đời trong thời đại internet bùng nổ, đang trở nên phổ biến trong thời gian gần đây nhằm mô tả việc ứng dụng chuyển đổi số vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. 

Các yếu tố quyết định chuyển đổi số thành công

Các yếu tố quyết định chuyển đối số thành công:
– Lấy khách hàng làm trung tâm
– Lãnh đạo và chiến lược
– Mô hình kinh doanh
– Quy trình vận hành
– Cơ cấu và quản trị
– Con người và kỹ năng
– Văn hóa doanh nghiệp
– Nền tảng công nghệ

CyberSign – Phần mềm ký số và quản lý các văn bản điện tử – một trong các sản phẩm nằm trong bộ giải pháp về số hoá và chuyển đổi số các doanh nghiệp – là công cụ hữu hiệu giúp các doanh nghiệp chuyển đổi đổi số thành công và vận hành bộ máy trên nền tảng trực tuyến (online) một cách dễ dàng, tiết kiệm và hiệu quả.